V vsakem spisu se vodi popis spisa na papirju rumene barve.
Popis spisa vsebuje levo zgoraj grb in naziv organa – "glavo", desno zgoraj številko spisa, šifro pravobranilca oziroma strokovnega sodelavca, ki zadevo obravnava, številko lista popisa, navedbo strank in temelj zadeve.
Vsebina popisa spisa zajema te podatke:
Pisanja se sproti vpisujejo v popis spisa.
Popis spisa je enoten ne glede na to, ali je spis sestavljen iz enega ali več delov, zaporedne številke si sledijo zdržema.
Popis spisa praviloma vodi vpisničar, sicer pa pravobranilska oseba, ki je prva dobila pisanje s spisom.
Uradne zaznamke, vloge in obvestila, ki jih pišejo strojepiske, vpišejo v popis spisa strojepiske.
Vloge, zapisnike ali druga pisanja, ki jih pravobranilec oziroma strokovni sodelavec vloži v spis, vpiše v popis spisa pravobranilska oseba, ki ji je spis dan v delo z odredbo. (Če je odredba za strojepisko, strojepiska, če je dana odredba za vpisničarja, vpisničar.)
Za pisanja, ki jih pravobranilci dobijo osebno po pošti ali neposredno na obravnavi, pravobranilci napišejo odredbo vpisničarju, da te listine vpiše v popis.
Za pisanja, ki jih pravobranilci napišejo sami, morajo pravobranilci dati pisno odredbo, da se listina vpiše v popis spisa in nato da spis v odpravo ali v rokovnik.
Glej obrazec DP št. 10.