V vsakem spisu se vodi popis spisa na papirju rumene barve.
Popis spisa vsebuje levo zgoraj grb in naziv organa – "glavo", desno zgoraj številko spisa, šifro pravobranilca oziroma strokovnega sodelavca, ki zadevo obravnava, številko lista popisa, navedbo strank in temelj zadeve.
Vsebina popisa spisa zajema te podatke:
1.
zaporedno številko dokumenta, vloženega v spis;
2.
datum prejema oziroma izdelave dokumenta;
3.
vsebino dokumenta:
-
pisanja, dospela na Državno pravobranilstvo, se vpisujejo v zgornjo polovico razdelka, in sicer tako da se najprej vpiše pošiljatelj, nato oznaka pisanja in datum pisanja, označba pisanja (tožba, opomin, izvršba itd.) pa se vpiše pod zgoraj navedenimi podatki;
-
v razdelku vsebina se pisanja, ki jih izdela Državno pravobranilstvo, vpisujejo izključno na spodnjo polovico razdelka, in sicer najprej kratka označba pisanja (tožba, opomin, obvestilo itd.) in nato naslovnik, ki mu je pisanje namenjeno, ter oznaka, kako je pisanje poslano (priporočeno, navadno);
-
število prilog;
4.
stroške: v ta razdelek se vpisujejo stroški, ki se prepišejo v stroškovnik;
5.
koledar: v ta razdelek se vpisujejo datum vložitve v rokovnik ter z rdečim svinčnikom datumi izteka rokov, datumi obravnav in drugih narokov (npr. ROK 3. 5. 2002; NAROK: 15. 5. 2002);
6.
opombo rešeno pod zap. št.: v ta razdelek se vpisujejo zadnje zap. št., ko je spis zaključen, pred tem pa podatki, ki jih razdelki popisa spisov ne zajemajo (npr. poslano po telefaksu).
Pisanja se sproti vpisujejo v popis spisa.
Popis spisa je enoten ne glede na to, ali je spis sestavljen iz enega ali več delov, zaporedne številke si sledijo zdržema.
Popis spisa praviloma vodi vpisničar, sicer pa pravobranilska oseba, ki je prva dobila pisanje s spisom.
Uradne zaznamke, vloge in obvestila, ki jih pišejo strojepiske, vpišejo v popis spisa strojepiske.
Vloge, zapisnike ali druga pisanja, ki jih pravobranilec oziroma strokovni sodelavec vloži v spis, vpiše v popis spisa pravobranilska oseba, ki ji je spis dan v delo z odredbo. (Če je odredba za strojepisko, strojepiska, če je dana odredba za vpisničarja, vpisničar.)
Za pisanja, ki jih pravobranilci dobijo osebno po pošti ali neposredno na obravnavi, pravobranilci napišejo odredbo vpisničarju, da te listine vpiše v popis.
Za pisanja, ki jih pravobranilci napišejo sami, morajo pravobranilci dati pisno odredbo, da se listina vpiše v popis spisa in nato da spis v odpravo ali v rokovnik.
Glej obrazec DP št. 10.