Ko je postopek v določeni zadevi zaključen, se v vpisniku v nivoju "rešitve" vnesejo vsi podatki in v nivoju "koledar" zapiše A. A. "statistično odčrtan".
Kot zaključena se zadeva šteje takrat, ko je Državno pravobranilstvo v tej zadevi zaključilo svoje ukrepe oziroma poslovanje ali ko je izvršena pravnomočna odločba.
Kot zaključene je treba vnesti v nivoju "rešitve" na način iz prvega odstavka tega člena tudi tisto zadevo, ki je zaključena v postopku, zaradi katerega je bila vpisana v vpisnik, in ki jo je treba zaradi sprožitve drugega postopka prenesti v drug ustrezen vpisnik, ter zadeve, ki so bile zaradi enotnega obravnavanja združene z drugo zadevo. V takem primeru se zaključi v vpisniku zaporedna številka pridružene zadeve v šifri "pridružena" oziroma "prenesena".
Če je bila zadeva pomotoma zaključena v tekočem letu, se napaka odpravi z brisanjem datuma arhiviranja in načina rešitve. Če je bila zadeva pomotoma zaključena v prejšnjem statističnem obdobju, se zadeva vnese v vpisnik pod novo opravilno številko.
Ob izvrševanju končnih odredb pri pravnomočno zaključenih zadevah mora pravobranilsko osebje na način, s katerim se zagotavlja varstvo osebnih podatkov, uničiti vse odvečne drugopise pravobranilskih pisanj iz spisa.
Kot zaključena se šteje zadeva, ki je vpisana v:
-
P vpisniku:
-
če je v predhodnem postopku zahteva zavrnjena, če je sklenjen sporazum, če je vložena tožba, če v treh mesecih ni dosežen sporazum;
-
če je obveznost izpolnjena po izdaji odločbe;
-
če je nasprotni stranki poslan opomin in je potekel rok za plačilo;
-
če je v zadevi dokončno odločeno;
-
če je naša stranka po pravnomočnosti odločbe pozvana, da izpolni obveznost;
-
če se zadeva prenese v drug vpisnik (I, U, ...);
-
St. vpisniku:
-
po izpolnitvi pravnomočnega sklepa ali po plačilu na podlagi pravnomočnega sklepa o zaključku stečajnega, likvidacijskega postopka oziroma postopka prisilne poravnave;
-
I vpisniku:
-
če je v predhodnem postopku zahteva zavrnjena, če je sklenjena izvensodna poravnava, če je sprožen postopek pred sodiščem, če v treh mesecih ni dosežen sporazum;
-
če je obveznost izpolnjena;
-
če je potekel rok za izterjavo po sodni odločbi;
-
če je v zadevi dokončno odločeno;
-
če se zadeva prenese v kak drug vpisnik (P, N, ...);
-
DZ vpisniku:
-
po pravnomočni odločitvi o celotnem zahtevku, ki se nanaša na stranko, ki jo Državno pravobranilstvo zastopa;
-
če se zadeva prenese v drug vpisnik (N, P, ...);
-
tam, kjer še ni zemljiškoknjižnega sklepa, se zadeve vodijo pod šifro "z. k." in hranijo ločeno;
-
N, Razl. vpisniku:
-
če je zahteva v predhodnem postopku zavrnjena, če je sklenjena izvensodna poravnava, če je umaknjen zahtevek, če je vložen predlog, če v treh mesecih ni dosežen sporazum;
-
če je obveznost izpolnjena po izdaji odločbe;
-
po pravnomočnosti odločbe;
-
če se zadeva prenese v drug vpisnik (I, P, ...);
-
M2, M1, R vpisniku:
-
če je dano mnenje oziroma opravljeno dejanje Državnega pravobranilstva;
-
če se zadeva prenese v drug ustrezen vpisnik;
-
PK vpisniku:
-
če je izpolnjena obveznost iz sklenjene poravnave;
-
če je zahteva zavrnjena;
-
PP vpisniku:
-
če je izpolnjena obveznost iz sklenjene poravnave;
-
če je zahteva zavrnjena;
-
U vpisniku:
-
po pravnomočnosti odločbe oziroma po odredbi pravobranilca, če ni prijavil udeležbe, in v drugih primerih;
-
IPS vpisniku:
-
ko se odločba vnese v intranet;
-
DP, Zaup., Pers. vpisniku:
-
če je rešitev Državnega pravobranilstva dokončna (meritorna);
-
če se zadeva prenese v drug ustrezen vpisnik oziroma se zaključi ob koncu tekočega leta.
Če je zadeva rešena le za določeno osebo, se na ovitku spisa odčrta samo številka pred imenom osebe oziroma oseba na ovitku.
Če je zadeva pomotoma odčrtana ali pa je treba odčrtanje razveljaviti, se s črnilom prečrta označba odčrtanja. Če se taka zadeva nato kot zaključena odčrta, se na ovitku naredi nov znak odčrtanja (L; Ł;L).
Pri zaključevanju zadev za posamezno stranko se uporablja dodatni šifrant – "vrsta rešitve" in "datum rešitve" na drugem nivoju – nivoju posamezne stranke (rubrika 05 in 06).