Ko je postopek v določeni zadevi zaključen, se v vpisniku v nivoju "rešitve" vnesejo vsi podatki in v nivoju "koledar" zapiše A. A. "statistično odčrtan".
Kot zaključena se zadeva šteje takrat, ko je Državno pravobranilstvo v tej zadevi zaključilo svoje ukrepe oziroma poslovanje ali ko je izvršena pravnomočna odločba.
Kot zaključene je treba vnesti v nivoju "rešitve" na način iz prvega odstavka tega člena tudi tisto zadevo, ki je zaključena v postopku, zaradi katerega je bila vpisana v vpisnik, in ki jo je treba zaradi sprožitve drugega postopka prenesti v drug ustrezen vpisnik, ter zadeve, ki so bile zaradi enotnega obravnavanja združene z drugo zadevo. V takem primeru se zaključi v vpisniku zaporedna številka pridružene zadeve v šifri "pridružena" oziroma "prenesena".
Če je bila zadeva pomotoma zaključena v tekočem letu, se napaka odpravi z brisanjem datuma arhiviranja in načina rešitve. Če je bila zadeva pomotoma zaključena v prejšnjem statističnem obdobju, se zadeva vnese v vpisnik pod novo opravilno številko.
Ob izvrševanju končnih odredb pri pravnomočno zaključenih zadevah mora pravobranilsko osebje na način, s katerim se zagotavlja varstvo osebnih podatkov, uničiti vse odvečne drugopise pravobranilskih pisanj iz spisa.
Kot zaključena se šteje zadeva, ki je vpisana v:
Če je zadeva rešena le za določeno osebo, se na ovitku spisa odčrta samo številka pred imenom osebe oziroma oseba na ovitku.
Če je zadeva pomotoma odčrtana ali pa je treba odčrtanje razveljaviti, se s črnilom prečrta označba odčrtanja. Če se taka zadeva nato kot zaključena odčrta, se na ovitku naredi nov znak odčrtanja (L; Ł;L).
Pri zaključevanju zadev za posamezno stranko se uporablja dodatni šifrant – "vrsta rešitve" in "datum rešitve" na drugem nivoju – nivoju posamezne stranke (rubrika 05 in 06).