Po prejemu novega spisa pravobranilec ali strokovni sodelavec pisno določi pravni temelj po klasifikaciji (šifrantu) Državnega pravobranilstva.
Pravobranilec oziroma strokovni sodelavec pregleda predložene spise oziroma pisanja, jih razvrsti po njihovem pomenu in nujnosti ter izdela v posameznih zadevah ustrezne vloge oziroma odredbe.
Če prejme pravobranilec oziroma strokovni sodelavec pisanje, ki ne sodi v pristojnost Državnega pravobranilstva ali ni bilo poslano na pravi naslov, odstopi pisanje pristojnemu organu in o odstopu obvesti pošiljatelja ali pa pisanje pošiljatelju vrne.
Če dobi pravobranilec oziroma strokovni sodelavec pisanje v jeziku, ki po ustavi, zakonu ali drugem predpisu na Državnem pravobranilstvu ni v uradni rabi, ravna s takim pisanjem skladno z določbami procesnih zakonov.
Če državni pravobranilec da spis v delo pomočniku državnega pravobranilca, strokovnemu sodelavcu ali drugi pravobranilski osebi, o tem obvesti vpisničarja.
Vsako pisanje, ki ga predloži vpisničar, mora pravobranilec oziroma strokovni sodelavec čim prej proučiti in ustrezno ukrepati. Najpozneje v enem mesecu mora pravobranilec oziroma strokovni sodelavec spis vrniti v rokovnik.