Strojno opremo ITSP lahko uporablja le ustrezno usposobljen delavec policije. Poleg neposrednih uporabnikov imajo dostop do opreme tudi delavci policije, ki opremo vzdržujejo, in pogodbeno vezani zunanji vzdrževalci.
Sektor za informatiko in telekomunikacije (v nadaljnjem besedilu: sektor) mora vsem vodjem LIS zagotoviti pisna navodila o načinu uporabe strojne in programske opreme ter o ukrepih v primeru izpada ali okvare. Vsako okvaro oziroma izpad strojne ali programske opreme, ki zahteva poseg usposobljenega vzdrževalca, je potrebno takoj javiti sektorju, ki odloči, v skladu s predpisanim režimom vzdrževanja, kako se bo okvara odpravila.