Skupine podatkov sestavljajo naslednja podatkovna polja:
1.
Skupina podatki o zavodu zajema naslednja podatkovna polja:
-
naziv zavoda,
-
sedež zavoda,
-
kodno oznako registracije
2.
Skupina podatki o identifikaciji predmeta zajema:
-
inventarno številko predmeta,
-
tekočo številko predmeta,
-
ime predmeta/ime avtorja ali izdelovalca predmeta, motiv in naslov dela, datacija in signacija
-
kratek opis predmeta (mere, material, tehnika),
-
strokovna klasifikacija (zbirka, oznaka zvrsti premične kulturne dediščine v skladu s Pravilnikom o določitvi zvrsti predmetov kulturne dediščine, Uradni list RS, št. 73/00)
3.
Skupina podatki o izvoru predmeta zajema:
-
najdiščne podatke o predmetu/provinienca
-
kraj in čas izdelave predmeta
-
kraj in čas uporabe predmeta
4.
Skupina podatki o pridobitvi predmeta zajema:
-
način pridobitve predmeta (dar, donacija, odkup, najdba, hranjenje, volilo)
-
ime pridobitelja predmeta
-
datum pridobitve predmeta
-
ime, priimek in naslov zadnjega lastnika predmeta
-
vrednost predmeta
5.
Skupina podatki o inventarizaciji predmeta zajema:
-
ime odgovornega kustosa
-
datum inventarizacije predmeta.