3. člen
Vsebina zapisov podatkov
(1)
Podatki iz prejšnjega člena imajo obliko zapisov z naslednjo vsebino:
1.
Zapis o nazivu zbirke osebnih podatkov vsebuje njen naziv, ki ga določa predpis ali ga določi upravljavec, če je zbirka osebnih podatkov vzpostavljena na podlagi osebne privolitve posameznika, pogodbenega razmerja ali na drugi pravni podlagi.
2.
Zapis podatkov o upravljavcu vsebuje za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca in matično številko. Če je upravljavec fizična oseba vsebuje zapis: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko.
3.
Zapis kategorij posameznikov vsebuje generično oznako oseb, na katere se nanašajo osebni podatki, ki se vodijo v zbirki osebnih podatkov.
4.
Zapis o vrstah osebnih podatkov vsebuje navedbo vseh vrst osebnih podatkov, ki se vodijo v zbirki osebnih podatkov.
5.
Zapis namena obdelave vsebuje navedbo vseh namenov, za katere se obdelujejo osebni podatki, ki se vodijo v zbirki osebnih podatkov.
6.
Zapis o uporabnikih ali kategorijah uporabnikov osebnih podatkov vsebuje navedbo pravnih oseb ali samostojnih podjetnikov posameznikov oziroma navedbo kategorij fizičnih ali pravnih oseb, katerim se ali se bodo posredovali ali razkrivali osebni podatki iz zbirke osebnih podatkov. Če so uporabniki osebnih podatkov pravne osebe, vsebuje zapis njihov naziv ali firmo, za samostojne podjetnike posameznike pa njihovo firmo. Kategorije pravnih oseb in samostojnih podjetnikov posameznikov se navajajo le izjemoma. V primeru, da je krog uporabnikov neomejen zaradi narave medija, ki omogoča posredovanje osebnih podatkov brez omejitev, zapis vsebuje navedbo, da se podatki posredujejo neomejenemu krogu uporabnikov. Če se osebni podatki ne posredujejo uporabnikom, se zapiše, da se osebni podatki iz zbirke osebnih podatkov ne posredujejo uporabnikom.
7.
Zapis o dejstvu, ali se osebni podatki iznašajo v tretje države, kam, komu in pravno podlago iznosa vsebuje navedbo imen tretjih držav, v katere se osebni podatki iznašajo, navedbo uporabnikov ali kategorij uporabnikov osebnih podatkov v tretjih državah, s podatki, navedenimi v prejšnji točki ter navedbo pravne podlage za iznos osebnih podatkov. Če se osebni podatki ne iznašajo v tretje države, se zapiše, da se osebni podatki iz zbirke osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države.
8.
Zapis splošnega opisa zavarovanja osebnih podatkov vsebuje splošen opis postopkov in ukrepov, s katerimi se varujejo osebni podatki in preprečuje njihova nepooblaščena obdelava ter navedbo naziva notranjih aktov, ki predpisujejo organizacijske, tehnične in logično tehnične postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov.
9.
Zapis podatkov o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig vsebuje nazive tistih uradnih evidenc ter javnih knjig, s katerimi se povezujejo osebni podatki iz zbirke osebnih podatkov. Če se osebni podatki ne povezujejo z uradnimi evidencami ali javnimi knjigami, se zapiše, da se osebni podatki iz zbirke osebnih podatkov ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
10.
Zapis podatkov o zastopniku iz tretjega odstavka 5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov vsebuje podatke o pravni ali fizični osebi, ki zastopa tistega upravljavca, ki ni ustanovljen, nima sedeža oziroma ni registriran v državi članici Evropske unije oziroma ni del Evropskega gospodarskega prostora in za obdelavo osebnih podatkov uporablja avtomatsko ali drugo opremo, ki se nahaja v Republiki Sloveniji, razen če se ta oprema uporablja samo za prenos osebnih podatkov preko ozemlja Republike Slovenije. Če je zastopnik pravna oseba, vsebuje zapis naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež in matično številko pravne osebe. Če je zastopnik fizična oseba, vsebuje zapis osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko. Upravljavci, ki so ustanovljeni, imajo sedež oziroma so registrirani v državi članici Evropske unije oziroma so del Evropskega gospodarskega prostora, ne zapisujejo podatkov iz te točke.
(2)
Matična številka iz 2. in 10. točke prejšnjega odstavka je številka, pod katero se upravljavec oziroma zastopnik vodi v poslovnem registru.