Vpisnike in pomožne knjige vodi vpisničar samostojno, v primeru nejasnosti pa po odredbi vodje oddelka.
Vpisniki in pomožne knjige se vodijo kronološko.
Vsako pisanje, ki se nanaša na novo zadevo, se mora v vpisnike in pomožne knjige vpisati takoj po prejemu s črnilom oziroma v računalnik.