Zaradi ugotavljanja upravičenosti do subvencionirane študentske prehrane in za potrebe vodenja evidenc morajo upravičenci izvajalcu ob prvem vpisu v študijskem letu predložiti:
Upravičenci iz 8. člena zakona morajo poleg dokumentov iz prejšnjega odstavka dostaviti še:
Prvi vpis v evidenco upravičencev do subvencionirane študentske prehrane iz 14. člena tega navodila mora študent opraviti osebno. Izjema velja za študente s posebnimi potrebami zaradi težke oziroma težje funkcionalne prizadetosti, ki lahko s pisnim pooblastilom (ki ga mora pooblaščenec predložiti izvajalcu skupaj s svojim osebnim dokumentom) pooblastijo drugo osebo za prvi vpis.