Zaradi ugotavljanja upravičenosti do subvencionirane študentske prehrane in za potrebe vodenja evidenc morajo upravičenci izvajalcu ob prvem vpisu v študijskem letu predložiti:
a)
redni študenti: indeks ali študentsko izkaznico ali potrdilo o vpisu, kateremu mora študent predložiti na vpogled osebni dokument;
b)
izredni študenti: indeks ali študentsko izkaznico ali potrdilo o vpisu, kateremu mora študent predložiti na vpogled osebni dokument, in potrdilo Zavoda za zaposlovanje, da ni zaposlen in iskalec zaposlitve (navedeno potrdilo ne sme biti starejše od enega meseca); navedenim dokumentom mora izredni študent priložiti tudi svoj EMŠO.
Upravičenci iz 8. člena zakona morajo poleg dokumentov iz prejšnjega odstavka dostaviti še:
c)
študenti s posebnimi potrebami zaradi težke oziroma težje funkcionalne prizadetosti: potrdilo o invalidnosti;
d)
študenti starši: rojstni list otroka;
e)
študenti, otroci žrtev, padlih v vojni za Slovenijo: potrdilo zveze veteranov.
Prvi vpis v evidenco upravičencev do subvencionirane študentske prehrane iz 14. člena tega navodila mora študent opraviti osebno. Izjema velja za študente s posebnimi potrebami zaradi težke oziroma težje funkcionalne prizadetosti, ki lahko s pisnim pooblastilom (ki ga mora pooblaščenec predložiti izvajalcu skupaj s svojim osebnim dokumentom) pooblastijo drugo osebo za prvi vpis.