Urad ob vsaki inšpekciji organizira operativno skupino, v kateri je vedno prisoten vsaj en član spremljevalne skupine in ji v svojih prostorih zagotovi prostor s potrebno telekomunikacijsko in ostalo tehnično opremo za delo.
Po navodilu vodje spremljevalne skupine in glede na vrsto inšpekcije ter razpoložljivi čas dežurni delavec obvesti in skliče operativno skupino iz prejšnjega odstavka. V ta namen urad hrani in štirikrat letno preveri spisek telefonskih številk članov spremljevalne skupine ter spisek številk telefaksov za obveščanje.