(1)
NUK in UKM morata imeti prostore, kjer se hranijo arhivski izvodi, ustrezno urejene in vzdrževane ter opremljene z varnostnimi oziroma nadzornimi sistemi.
(2)
V skladu z veljavnimi predpisi mora biti v zgradbah, kjer se hranijo arhivski izvodi, poskrbljeno za preventivne ukrepe za varovanje gradiva (alarmne naprave, protipožarni sistemi, zaščita pred vodo, zaščita pred vlomom).
(3)
Prostore in gradivo je treba redno nadzorovati, da se pravočasno ugotovi prisotnost plesni ali škodljivcev, poskrbljeno mora biti za preventivne ukrepe pred razvojem plesni in bioloških škodljivcev. O celovitem čiščenju arhivskega izvoda ter prostorov in opreme za njegovo hranjenje in uporabo se v knjižnicah iz prvega odstavka 4. člena tega pravilnika vodijo zapisniki.
(4)
Knjižnice, ki prejemajo obvezni izvod, morajo imeti urejeno prezračevanje in čiščenje prostorov in opreme za dolgoročno hranjenje obveznega izvoda, ki je namenjen uporabi (postavitveni izvod).