Uprava vsako leto objavi interni razpis za podelitev priznanj in ga posreduje vsem organizacijskim enotam.
Razpis iz prejšnjega odstavka mora vsebovati obrazložitev meril za podeljevanje priznanj in rok, v katerem je treba predloge dostaviti komisiji.
Predloge za podelitev priznanj pripravijo vodje sektorjev in jih posredujejo komisiji.
Predlogi iz prejšnjega odstavka morajo biti podrobno obrazloženi, v njih morajo biti navedene vse okoliščine, ki utemeljujejo podelitev posameznega priznanja.