Osebni podatek po tem pravilniku je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen.
Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika in je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen.
Za vsako zbirko osebnih podatkov se vzpostavi katalog zbirke osebnih podatkov s sestavinami, ki jih določa 26. člen Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP).
Direktor fundacije določi zaposleno osebo, ki je odgovorna za posamezno zbirko osebnih podatkov in katere osebe zaradi narave svojega dela lahko obdelujejo osebne podatke, ki se nanašajo na posamezno zbirko osebnih podatkov.
Zaposleni, ki obdelujejo osebne podatke, lahko pregledujejo posamezne kataloge zbirk osebnih podatkov. Vpogled v katalog zbirke osebnih podatkov je omogočen tudi posameznikom, na katere se ti osebni podatki nanašajo.