Ta vsebina je neaktualna
127. člen
(Evidentiranje v elektronski obliki)
(1)
Evidenca dokumentarnega gradiva v elektronski obliki mora zagotavljati evidentiranje ravnanja z dokumenti, in sicer tako, da se shranjujejo podatki o tem, kdo in kdaj je izvajal posamezna opravila v zvezi s posameznim dokumentom. Pri skeniranih dokumentih se shranjujejo tudi podatki o tem, kdo in kdaj je dokument skeniral.
(2)
Javni uslužbenec, pooblaščen za skeniranje dokumentov, mora zagotoviti, da se dokument skenira v celoti, skupaj s pripadajočimi prilogami. Priloge se skenirajo v celoti, če je to izvedljivo glede na njihov obseg. Paziti mora tudi na čitljivost in identičnost skenirane slike dokumenta in pripadajočih prilog z originalom v fizični obliki.
(3)
Notranja kontrola pravilnosti skeniranja dokumentov mora zagotavljati redno in izredno preverjanje skeniranih dokumentov. Redno preverjanje se izvaja najmanj enkrat na tri mesece, izredno pa najmanj dvakrat letno.
(4)
Notranja kontrola iz prejšnjega odstavka obsega preverjanje pravilnosti skeniranja za tekoče dokumente in dokumente, skenirane v preteklih letih. Predstojnik organa določi obseg letnega pregledanega vzorca, ki mora biti primeren glede na obseg celotne zbirke dokumentarnega gradiva.
(5)
Predstojnik organa za izvajanje notranje kontrole pravilnosti skeniranja dokumentov pooblasti posameznega javnega uslužbenca ali pa skupino javnih uslužbencev.