Ta vsebina je neaktualna
75. člen
(Zahteve za evidentiranje z informacijskim sistemom)
(1)
Informacijska rešitev, ki obsega informacijsko in komunikacijsko opremo, mora omogočiti vodenje evidenc v skladu z zahtevami te uredbe.
(2)
Informacijska rešitev za vodenje evidenc mora omogočiti ločen elektronski poštni nabiralnik, ki je povezan z evidenčnim delom rešitve. Informacijska rešitev mora omogočati zavračanje neželene elektronske pošte, samodejno potrjevanje prejetih sporočil, usmerjanje vhodnih dokumentov v ustrezne postopkovne dokumentne baze, povezavo z elektronskim poštnim nabiralnikom posameznika in samodejno evidentiranje izbranega sporočila.
(3)
Informacijska rešitev za vodenje evidenc mora omogočiti upravljanje z dokumenti na način, ki omogoča najmanj pripravo in zaščito končanega dokumenta pred spreminjanjem, oblikovanje izhodnih dokumentov po vnaprej pripravljenih obrazcih, vpis mnenja na dokument, pošiljanje dokumenta v potrditev, podpis ali samo v vednost.
(4)
Informacijska rešitev mora omogočiti tudi elektronsko določanje statusa dokumentov, odpremo dokumenta po zakonu o splošnem upravnem postopku in samodejno evidentiranje le-te, elektronsko podpisovanje in pošiljanje dokumentov, samodejno evidentiranje prispelih vročilnic kot del dokumenta, določanje stanj zadev preko pisarniških odredb in vezavo določenih dokumentov oziroma obrazcev na določeno stanje ter določitev prehodov med stanji, premeščanje dokumentov med zadevami ali dokumentnimi bazami oziroma v primeru pomot vračanje v dokumentno bazo, namenjeno začetnemu evidentiranju dokumentov, podatke o posegih v dokument oziroma zadevo, vodenje rokovnika in drugih rokov ter opozarjanje na bližanje rokov za rešitev, ob ustrezni opremljenosti možnost skeniranja dokumentov v papirni obliki in pošiljanje le-teh po elektronski poti, možnost odlaganja priponk in elektronsko podpisanih dokumentov na arhivski strežnik.
(5)
Informacijska rešitev za vodenje evidenc mora omogočiti upravljanje z dokumentarnim gradivom na način, ki omogoča najmanj izposojo dokumentarnega gradiva, ločevanje med tekočo in stalno zbirko dokumentarnega gradiva, pregled gradiva po kategorijah in izločanje oziroma odbiranje dokumentarnega gradiva.
(6)
Informacijska rešitev mora zagotavljati informacijsko varnost in sledljivost zadev in dokumentov (varovan dostop do podatkov, varnostne kopije itd.).
(7)
Informacijska rešitev mora omogočati podporo poslovanju in sicer najmanj možnost nastavitve postopkov preko parametrov, pridobivanje podatkov po elektronski poti, povezavo s programsko opremo, ki omogoča možnost sprejemanja in pošiljanja faksimilnih sporočil v elektronski obliki. Omogočati mora tiskanje kazal, dokumentov, ovojev zadev, ovojnic, nalepk, mehko brisanje, samodejni izračun roka hrambe, upravno statistiko in različne možnosti iskanja ter pregledov.
(8)
Informacijska oprema za skeniranje in shranjevanje skeniranih dokumentov mora zagotavljati nespremenljivost in celovitost skeniranih dokumentov oziroma omogočiti enostavno ugotovitev vsakršne spremembe skeniranega dokumenta. Omogočati mora tudi shranjevanje podatkov o času, načinu in izvedbi skeniranja ter osebi, ki je skenirala, skupaj z dokumentom.
(9)
Informacijska rešitev mora omogočiti tudi povezovanje z drugimi informatiziranimi zbirkami podatkov za posebne postopke ali namene (npr. zakonodajni postopek, zadeve v zvezi z Evropsko unijo, razvid upravnih postopkov in podobno) ter z informatiziranimi javnimi evidencami (npr. centralni register prebivalstva, poslovni in sodni register ter podobno).