Izvajalec zaradi izvajanja subvencionirane študentske prehrane upravlja evidenco upravičencev do subvencionirane študentske prehrane, v kateri se obdelujejo naslednji osebni podatki:
Izvajalec posebej upravlja evidenco upravičencev, ki so upravičeni do desetih dodatnih subvencioniranih obrokov mesečno. V tej evidenci se obdelujejo enaki podatki kot v evidenci iz prejšnjega odstavka in razlog, zaradi katerega je glede na 8. člen tega zakona upravičenec upravičen do dodatnih subvencioniranih obrokov mesečno.
Izvajalec vpiše osebo v evidenco upravičencev do subvencionirane študentske prehrane oziroma v evidenco upravičencev, ki so upravičeni do desetih dodatnih subvencioniranih obrokov mesečno, ko ugotovi izpolnjevanje pogojev za priznanje pravice. Za ugotavljanje upravičenosti študentov do subvencionirane študentske prehrane izvajalec podatek o statusu študenta pridobi iz evidence študentov in diplomantov, ki jo upravlja ministrstvo, pristojno za višje strokovno in visoko šolstvo, podatek o tem, da študent ni v delovnem razmerju, ne opravlja gospodarske, poklicne ali kmetijske dejavnosti oziroma poslovodne funkcije kot edini ali glavni poklic in ne prejema pokojnine, pa iz evidence zavarovanih oseb obveznega zdravstvenega zavarovanja, ki jo upravlja nosilec obveznega zdravstvenega zavarovanja. Podatek o uživalcih družinske pokojnine pridobi izvajalec iz evidence uživalcev pravic iz obveznega pokojninskega in invalidskega zavarovanja, ki jo upravlja nosilec obveznega pokojninskega in invalidskega zavarovanja. Upravičenci so ponudniku subvencionirane študentske prehrane na njegovo zahtevo dolžni izkazati svojo istovetnost s predložitvijo javne listine, opremljene s fotografijo, ki jo izda državni organ, ali javne listine o statusu študenta s fotografijo, ki je izdana v skladu z zakonom, ki ureja visoko šolstvo, ali zakonom, ki ureja višje strokovno izobraževanje.
Izvajalec osebo izpiše iz evidence upravičencev do subvencionirane študentske prehrane, ko ugotovi, da ne izpolnjuje več pogojev za upravičenost do subvencionirane študentske prehrane.
Izvajalec upravlja tudi evidenco ponudnikov, v kateri se obdelujejo naslednji podatki:
O podatkih iz evidence iz prejšnjega odstavka mora izvajalec mesečno obveščati ministrstvo.
Ponudnik subvencionirane študentske prehrane upravlja dnevno in mesečno evidenco števila in vrednosti izkoriščenih subvencij obrokov prehrane. O podatkih iz evidence mora ponudnik mesečno obveščati izvajalca.
Izvajalec za pridobitev podatkov, pomembnih za odločitev o upravičenosti do subvencionirane študentske prehrane, poveže evidenco upravičencev do subvencionirane študentske prehrane z evidenco študentov in diplomantov, ki jo upravlja ministrstvo, pristojno za višje strokovno in visoko šolstvo, tako da na podlagi podatka o EMŠU upravičenca pridobi podatek o statusu študenta in osebnem imenu upravičenca.
Izvajalec za ugotavljanje upravičenosti do subvencionirane študentske prehrane brezplačno pridobiva podatke za osebe iz 6. člena tega zakona iz zbirke podatkov, ki jo upravlja Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije, in sicer podatek o tem, ali je upravičenec v delovnem razmerju, ali opravlja gospodarsko, poklicno ali kmetijsko dejavnost oziroma poslovodno funkcijo kot edini ali glavni poklic po predpisih o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju oziroma ali je prejemnik pokojnine, podatek o tem, ali je upravičenec uživalec družinske pokojnine, pa izvajalec pridobi iz zbirke podatkov, ki jo upravlja Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije.