Sredstva, zbrana iz izposojevalnin, odškodnin in odkupa (v nadaljevanju: sredstva sklada), lahko šola porabi za nakup učbenikov. Izjemoma lahko šola porabi sredstva sklada tudi za nabavo drugih učnih gradiv in pripomočkov, če za to pridobi pisno soglasje sveta šole in vrednost takega nakupa ne preseže 10% vseh sredstev sklada v posameznem šolskem letu.
Iz sredstev sklada krije šola tudi stroške upravljanja sklada. Kot stroški upravljanja sklada se štejejo materialni stroški, ki nastanejo pri pripravi učbenikov za izposojo in drugi stroški, ki nastanejo pri upravljanju učbeniškega sklada. Celotna višina stroškov upravljanja ne sme presegati 5% vseh sredstev sklada v posameznem šolskem letu.
Iz sredstev sklada so za svoje delo nagrajeni skrbnik učbeniškega sklada in drugi, ki opravljajo določene naloge v okviru učbeniškega sklada, glede na število uporabnikov po spodaj navedeni enačbi:
Rezultat enačbe predstavlja maksimalen bruto znesek kot nagrado za vodjo učbeniškega sklada in druge, ki delajo v okviru učbeniškega sklada, in hkrati ne sme presegati 10% vseh sredstev sklada v posameznem šolskem letu. V takšnem primeru je 10% vseh sredstev sklada v posameznem šolskem letu zgornja meja za določitev nagrade.
Predlog za razdelitev nagrade pripravi do konca oktobra skrbnik učbeniškega sklada, pisno pa ga potrdi in izplača ravnatelj do konca decembra.