Ne glede na roke shranjevanja, določene s tem pravilnikom, je glasbena šola dolžna po navodilih pristojnega arhiva odbrati gradivo iz šolske dokumentacije, ki je arhivskega pomena.
Dokumentacijo, ki jo glasbena šola trajno hrani, in dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do izročitve pristojnemu arhivu, mora glasbena šola arhivirati in varovati po predpisih o arhivskem gradivu in varstvu osebnih podatkov.
Glasbena šola lahko v soglasju z ustanoviteljem zagotovi in organizira arhiviranje in shranjevanje dokumentacije zunaj svojih prostorov ali pa v skupnih prostorih za več šol na določenem območju.