Občinska uprava vzpostavi celotni geografski informacijski sistem in evidenco stavbnih (nezazidanih in zazidanih) zemljišč, stanovanjskih in poslovnih stavb v občini ter nepremičnega premoženja v lasti Občine Videm. Evidenco zavezancev za plačilo nadomestila (v nadaljnjem besedilu: evidenca) vodi na način, ki daje celovit prikaz dejanskega stanja in povezljivost z drugimi prostorskimi podatki v obliki računalniške baze podatkov kot del tega informacijskega sistema.
Evidenca se vzpostavi in šifrira ob upoštevanju veljavnih šifrantov, ki zagotavljajo povezljivost z drugimi uradnimi evidencami.
Evidenco vodi pooblaščeni delavec občinske uprave, ki skrbi za njeno ažurnost in varstvo osebnih podatkov.