Dokument, ki ga organ javne uprave prejme v fizični obliki, evidentira glavna pisarna pod nadzorom in ob strokovni pomoči vodje upravnega dela oziroma vodje notranje organizacijske enote z lastno glavno pisarno ali drugega za to pooblaščenega delavca.
Prejeti dokument v elektronski obliki evidentira z oznakami v skladu s 33. členom te uredbe glavna pisarna. Delavci, ki imajo za to pooblastilo vodje upravnega dela oziroma vodje notranje organizacijske enote z lastno glavno pisarno, evidentirajo dokumente, ki jih prejmejo na svoj elektronski naslov.