4. člen
Pomen izrazov
Posamezni izrazi iz te uredbe pomenijo:
-
dokument je vsak napisan, narisan, natisnjen, razmnožen, fotografiran, fotokopiran, fonografsko, v elektronski obliki ali kako drugače zapisan zapis, ki vsebuje podatke, pomembne za delo organa javne uprave,
-
priloga je zapis ali predmet, ki je priložen dokumentu kot dopolnitev, pojasnilo ali dokaz vsebine dokumenta,
-
zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo,
-
klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini,
-
šifra zadeve je evidenčna oznaka zadeve, sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in vse štiri številke letnice leta, v katerem je zadeva nastala,
-
šifra dokumenta je evidenčna oznaka dokumenta, ki je sestavljena iz šifre zadeve in zaporedne številke vhodnega, izhodnega ali lastnega dokumenta v okviru zadeve,
-
signirni znak je številčna, črkovna ali kombinirana oznaka organizacijske enote in delavca, ki zadevo rešuje,
-
dosje je celota več dokumentov različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo, oziroma dokumentov enake vsebine, ki zadevajo različne fizične in pravne osebe,
-
dokumentarno gradivo so vse zadeve, dosjeji ter evidence o njih, druge evidence, ki jih vodi organ javne uprave in druga gradiva, ki jih organ javne uprave prejme ali nastanejo pri njegovem delu,
-
zbirka nerešenih zadev je zbirka, v kateri se hranijo zadeve do rešitve,
-
tekoča zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka, v kateri se hranijo zadeve najmanj dve leti po dokončni rešitvi,
-
stalna zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka dokončno rešenih zadev in zaključenih evidenc ali delov evidenc, ki jih organ javne uprave mora hraniti skladno s predpisi več kot dve leti,
-
pisarniška odredba je določeno napotilo za poslovanje z dokumentarnim gradivom,
-
zaznamek je zapis dejanja poslovanja po tej uredbi, ki ima lahko tudi pravne posledice za nadaljnje poslovanje,
-
evidenca dokumentarnega gradiva je evidenca dosjejev, zadev in dokumentov,
-
rokovnik je evidenca zadev, ki jih glede na vsebino ni mogoče neprekinjeno reševati. Rokovnik se lahko organizira tudi kot ločen del zbirke nerešenih zadev,
-
trajno gradivo je lastno dokumentarno gradivo, ki je pomembno za delo organa javne uprave in je določeno z veljavnimi predpisi ali z aktom ministra ali predstojnika organa,
-
arhivsko gradivo je izvirno in reproducirano (pisano, risano, tiskano, fotografirano, filmano, fonografirano, elektronsko ali kako drugače zapisano) dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov javne uprave in ima trajen pomen za znanost in kulturo,
-
vodja upravnega dela je: v vladni službi direktor te službe, v ministrstvu generalni sekretar, v organu ali organizaciji v sestavi ministrstva direktor oziroma druga oseba, ki vodi upravno delo, v upravni enoti načelnik upravne enote, v upravi lokalne skupnosti tajnik lokalne skupnosti oziroma direktor uprave lokalne skupnosti, pri nosilcu javnega pooblastila pa poslovodni organ,
-
predstojnik organa javne uprave je funkcionar, ki vodi delo organa javne uprave, in sicer: predsednik vlade (za urad predsednika vlade), generalni sekretar vlade (za vladne službe), minister in župan.