Uredba o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom

Na vse prispele dokumente v fizični obliki odtisne glavna pisarna prejemno štampiljko ter se vanjo vnesejo naslednji podatki:

naziv organa javne uprave, ki je dokument prejel;

datum prejema dokumenta;

označba notranje organizacijske enote ali delavca, ki dokument prejme v reševanje;

šifra zadeve;

vsebinsko označbo prilog ali skupno število prejetih prilog, če so te navedene že v dokumentu;

skupen znesek vrednosti na dokumentu nalepljenih ali priloženih nerazveljavljenih kolkov, denarja ali vrednotnic.

Prejemna štampiljka se odtisne na zgornjem delu prve strani dokumenta oziroma na najbližje prosto mesto prve strani dokumenta. S prejemno štampiljko se ne sme prekriti besedila oziroma podatkov iz prispelega dokumenta. Če je treba prejemno štampiljko odtisniti na poseben list papirja, ker je na dokumentu ni mogoče odtisniti, se ta list prilepi oziroma pripne k dokumentu.

Prejemna štampiljka se ne odtisne na priloge prispelega dokumenta.

Namesto prejemne štampiljke se smejo uporabiti zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi.