Imetnik zavetišča mora voditi ustrezne evidence o zapuščenih in pogrešanih živalih, sprejemu živali, vrnitvi živali njihovim skrbnikom oziroma oddaji živali novim skrbnikom, zdravljenju, poginih in usmrtitvah.
Ob sprejemu v zavetišče se žival vpiše v ustrezno evidenco, ki mora vsebovati najmanj naslednje podatke:
-
zaporedno številko vpisa v evidenco,
-
opis in fotografijo živali,
-
identifikacijsko številko o cepljenju proti steklini (če jo ima),
-
navedbo, ali gre za najdeno, odvzeto ali oddano žival,
-
uro, datum in kraj najdbe,
-
osebno ime in naslov najditelja,
-
uro in datum sprejema živali,
-
osebno ime osebe, ki je žival sprejela.
Evidenca mora biti izdelana oziroma zaščitena tako, da ni možno brisanje ali nepooblaščeno vpisovanje in spreminjanje podatkov.
Vsaka žival mora imeti tudi kartoteko, ki mora poleg podatkov iz evidence vsebovati vsaj še naslednje podatke:
-
če gre za oddano žival, podatke o skrbniku, njegovo soglasje, da lastninska pravica na živali preide na zavetišče, ter vso dokumentacijo o živali;
-
če gre za odvzeto žival, mora biti priložena kopija odločbe, s katero je bila žival odvzeta;
-
o zdravstvenem stanju živali ob sprejemu in o veterinarski oskrbi;
-
o zdravljenju živali, morebitni sterilizaciji oziroma kastraciji, kroničnih boleznih ali poškodbah;
-
o značaju oziroma obnašanju živali (odnos do ljudi in drugih živali, čistoča, prehrambene navade, lajanje, morebitna agresivnost, plašnost in drugo);
-
o morebitnih poškodbah, ki jih je žival povzročila človeku ali drugi živali.
Podatke o vrnitvi živali skrbniku oziroma oddaji novemu skrbniku ali usmrtitvi se v evidenco vpiše po opravljenem postopku.