Ministrstvo sklene z organizatorjem sestanka pogodbo, v kateri pogodbeni stranki določita medsebojne pravice in obveznosti.
Ministrstvo pošlje organizatorju predlog pogodbe in jih pozove k podpisu.
Organizator mora vrniti podpisano pogodbo v 15 dneh od prejema obvestila iz 19. člena tega pravilnika, sicer ministrstvo odstopi od sklenitve pogodbe.