V vsakem spisu se vodi popis spisa (obrazec IZV št. 3 – popis spisa), ki je lahko natisnjen na notranji strani ovitka ali na posebnem listu, ki mora biti pritrjen na ovitek spisa. Če ima popis več listov, morajo biti na zgornjem levem kotu označeni z zaporedno številko.
Popis spisa vsebuje kratko vsebino posameznega pisanja, njegovo listovno številko, število prilog in kje se te hranijo, če zaradi obsežnosti ali iz drugih razlogov ne morejo biti priloženi spisu, ter datum prejema pisanja in število strani pisanja.
V popis spisa se vpisujejo tudi vrnjene pošiljke, ki niso bile vročene.
Pisanja se vpisujejo v popis sproti.