Vlogo za odobritev vloži na upravo proizvajalec ali njegov pooblaščeni zastopnik, v izjemnih primerih pa jo lahko vloži tudi uvoznik.
Vloga mora vsebovati potrebne podatke o vložniku, proizvajalcu, opremi, podatke in rezultate preverjanja, tehnično dokumentacijo ter izjavo o kritju stroškov. Če je treba izvesti še ugotavljanje skladnosti, se v vlogi predlaga način izvedbe ugotavljanja skladnosti.
V primerih, ko je v dokumentih CEPT predvidena poenotena uporaba obrazcev za vlogo in poročilo o preskusih, je obvezna uporaba teh obrazcev.
Tehnična dokumentacija mora omogočiti presojo skladnosti opreme z zahtevami v predpisih in standardih ter mora pokrivati področja načrtovanja, proizvodnje in delovanja opreme. Dokumentacija obsega naslednje pomembne elemente za presojo:
Ob preverjanju celovitega zagotavljanja kakovosti je treba priložiti dokumentacijo, navedeno v prilogi 3, ki je sestavni del tega pravilnika.
Vloga vsebuje tudi druge podatke, ki omogočajo hitrejšo rešitev vloge, kot npr. reference, tuje odobritve, certifikate, podatke o organiziranosti, kakovosti in podobno.
Podatki in dokumentacija, pridobljeni med izvajanjem preverjanja, se štejejo za zaupne in se smejo brez dovoljenja vložnika dati tretjim osebam le v postopku ugotavljanja skladnosti v skladu s tem pravilnikom.
Tehnična dokumentacija mora biti v slovenskem ali angleškem jeziku, po predhodnem dogovoru pa lahko tudi v enem od drugih svetovnih jezikov. Dostavljena dokumentacija ostane po končanem preverjanju upravi za potrebe ugotavljanja skladnosti opreme z odobrenim tipom.