Starši vpišejo otroka v vrtec tako, da oddajo vlogo za vpis otroka v vrtec (v nadaljevanju: vloga) na predpisanem obrazcu, h kateri morajo biti predloženi zahtevani dokazi. Obrazec vloge, ki vsebuje tudi vrste dokazov, ki jih je treba priložiti k vlogi, določi župan Mestne občine Ljubljana s sklepom, ki se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Vloge dobijo starši na sedežu vrtca, v enotah vrtca in na spletnih straneh vrtca in Mestne občine Ljubljana.
Vlogo odda eden od staršev oziroma otrokov skrbnik (v nadaljevanju: vlagatelj).