Zaradi zagotovitve podatkov o regionalni pripadnosti tujcev, številu, spolu, poklicu, starosti, stopnji izobrazbe in drugih relevantnih podatkov posameznih kategorij tujcev, ki na podlagi zakona delajo v državi, zavod v sodelovanju z drugimi organi, pristojnimi za izdajo dovoljenj, ki po zakonu štejejo za delovno dovoljenje, vzpostavi sistem evidenc na način, ki omogoča sprotno spremljanje stanja in gibanje tuje delovne sile.
V ta namen so dolžni organi iz 9. in 10. člena zakona, ki so pristojni za izdajo dovoljenj, ki nadomeščajo delovna dovoljenja, o vseh izdanih dovoljenjih in podatkih obvestiti zavod ter priložiti kopijo izdanega dokumenta.
O vsakem prenehanju oziroma odvzemu delovnega dovoljenja zavod takoj obvesti pristojni organ za notranje zadeve.
Zavod na podlagi evidence izdeluje mesečna in periodična poročila o stanju in gibanju delovne sile na posameznih področjih dejavnosti. Predvsem spremlja vse oblike dela, ki jih zakon omogoča, število vseh vrst izdanih delovnih dovoljenj po različnih osnovah, število tujcev, ki prvič prihajajo v državo in število tujcev, ki na podlagi izdanih delovnih dovoljenj neprekinjeno delajo v državi že daljše časovno obdobje in spremlja druge kazalce, pomembne za uravnavanje pritoka tuje delovne sile.
Zavod mesečno poroča ministrstvu za delo, družino in socialne zadeve o podatkih iz evidenc in trendih zaposlovanja tujcev.