Z vsebino zaupnih dokumentov ali dokumentov z osebnimi podatki delavec, ki dokumente uporablja pri svojem delu, ne sme seznaniti drugih delavcev MNZ, razen po predhodnem dovoljenju ministra ali osebe, ki jo on pooblasti, če je to nujno potrebno za opravljanje delovnih nalog.
Delavci MNZ, ki so ugotovili, da se je z vsebino dokumentov iz prejšnjega odstavka seznanila nepoklicana oseba, so to dolžni nemudoma sporočiti neposrednemu predstojniku. V takem primeru mora delavec na dokumentu oziroma v posebni evidenci kot prilogi dokumenta označiti, kdo in kdaj je imel vpogled v njegovo vsebino.
Če se dokument z zaupnimi ali osebnimi podatki izgubi ali pogreši, je delavec MNZ dolžan o tem brez odlašanja obvestiti predstojnika, sam pa ukreniti vse potrebno, da se ugotovijo okoliščine, v katerih je dokument izginil, ter da se odstranijo škodljive posledice in zavarujejo sledi.