Uradna oseba označi na vsakem prejetem prijavnem obrazcu zaporedno številko in datum prejema prijave na razpis. Vsakemu založniku pošlje potrdilo, v katerem sta navedena zaporedna številka njegove prijave in datum prejema v roku 15 dni od prejema prijave.
Komisija za vodenje postopka mora sproti voditi zapisnik o odpiranju prijav, ki vsebuje predvsem:
Zapisnik podpišejo predsednik in člani komisije.