Izvedenec ali komisija na podlagi dokumentacije in ogleda prostorov ugotavlja, če izvajalec izpolnjuje predpisane pogoje in o tem sestavi zapisnik.
Zapisnik mora vsebovati:
-
datum in številko,
-
podatke o komisiji ali izvedencu,
-
podatke o izvajalcu,
-
podatke o javno veljavnem programu,
-
ugotovitve o dejanskem stanju,
-
rok za odpravo morebitnih pomanjkljivosti,
-
v primeru zasebnega učitelja ali vzgojitelja se določi največje število otrok, učencev, vajencev, dijakov ali odraslih, ki jih zasebni učitelj ali vzgojitelj lahko sočasno vključi glede na predpisane normative, ki jih določajo zakon in podzakonski predpisi.
Izvedenec ali komisija zaključi postopek ugotavljanja z izdajo mnenja ter predloži zapisnik in dokumentacijo uradni osebi, ki vodi postopek.