99. člen
(način hrambe in izdaja dokumentov)
(1)
Prejeti dokumenti se lahko hranijo v izvirni obliki ali pa se pretvorijo v druge pravno veljavne oblike. Pretvorba, obdelava in hramba dokumentov poteka v skladu s predpisi s področja varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva.
(2)
Postopek zajema, pretvorbe in hrambe zavodu potrdi pristojni arhiv.
(3)
Za dokazovanje dejstev, vpisanih v matično evidenco, se lahko namesto izvirnika uporabi:
-
potrjena fotokopija dokumenta, če je dokument hranjen v fizični obliki,
-
potrjena mikrofilmska kopija dokumenta, če je dokument hranjen v mikrofilmski obliki,
-
potrjen natis dokumenta iz digitalne oblike ali
-
digitalna oblika dokumenta,
pri čemer mora biti zagotovljena reprodukcija prijave na izviren format ob popolni skladnosti z izvirnikom.