(1)
Vsak vpisnik in evidenco je treba na koncu koledarskega leta zaključiti.
(2)
Po zaključitvi v vpisnik ali evidenco ni več mogoče dodajati spisov ali zapisov s številko zaključenega leta.
(3)
Zaključevanje se opravi za vsako organizacijsko enoto posebej.
(4)
Zaključevanje se opravi z ugotovitveno odločbo, ki jo podpišeta generalni državni pravobranilec in vodja vpisnika, njena priloga pa je poročilo o zaključitvi vpisnika.
(5)
Poročilo o zaključitvi vpisnika vsebuje naslednje podatke:
-
datum zaključitve,
-
število nezaključenih spisov na začetku poročevalskega obdobja,
-
število na novo prejetih spisov v poročevalskem obdobju,
-
število reaktiviranih spisov v poročevalskem obdobju,
-
število pomotno vpisanih spisov v poročevalskem obdobju,
-
število zaključenih spisov v poročevalskem obdobju,
-
število nezaključenih spisov na koncu poročevalskega obdobja,
-
seznam nezaključenih spisov na koncu poročevalskega obdobja,
-
navedbo vpisnika in zadnje opravilne številke.