Svetovalci so praviloma tudi skrbniki pogodb in spremljajo izvrševanje pogodbe na podlagi stikov z izvajalci ter faznih in zaključnih poročil o potekanju in rezultatih projektov in programov. Poročila pošiljajo ministrstvu izvajalci skladno z določili v pogodbi.
Zaključno finančno in vsebinsko poročilo se ministrstvu preda praviloma v tednu dni po preteku pogodbe, v primeru obsežnejših projektov in programov pa najkasneje v roku meseca dni.
Strokovne skupine na pobudo ministrstva ali po lastni odločitvi presodijo uspešnost projektov in ciljne dosežke programov na podlagi poročil in drugih vedenj o projektih oziroma programih in njihovih ciljih ter s tem seznanijo ministrstvo.
Pri tem se naslanjajo na pogoje in merila iz 5. člena tega pravilnika ter na merila, kriterije in usmeritve nacionalnega kulturnega programa.