Del naloge ali celotna naloga odobritve in/ali tehnične storitve se lahko prenese na druge institucije pod naslednjimi pogoji:
-
da so pristojnosti in odgovornosti drugih institucij jasno opredeljene,
-
da institucije razpolagajo z učinkovitimi sistemi, ki zagotavljajo izpolnjevanje odgovornosti na predpisan način,
-
da institucije agenciji izrecno potrdijo način izpolnjevanja prevzetih odgovornosti,
-
da se agencijo redno in pravočasno obvešča o rezultatih izvedenih kontrol tako:
· da se zadostnost teh kontrol vedno upošteva preden se poravna zahtevek,
· da se izvedeno kontrolo podrobno opiše v poročilu, ki spremlja vsak zahtevek oziroma sveženj zahtevkov in zajema eno tržno leto. Poročilo spremlja potrdilo o izpolnjevanju pogojev odobrenih zahtevkov ter o naravi, obsegu in omejitvah opravljenega dela. Če katerakoli fizična ali upravna preverjanja niso dovolj temeljita, vendar opravljena na vzorcu zahtevkov, se izbrane zahtevke opredeli, vzorčno metodo opiše in poroča o rezultatih vseh revizij in sprejetih ukrepov v zvezi z odstopanji in nepravilnostmi,
· da spremljajoča dokumentacija predložena agenciji zadostuje za zagotovitev, da so bila opravljena vsa zahtevana preverjanja o izpolnjevanju pogojev odobrenih zahtevkov,
-
če druge institucije zadržijo dokumentacijo se vzpostavijo postopki;
· da se evidentira lokacija vseh dokumentov in
· da so ti dokumenti na voljo za revizijo v prostorih agencije.