Evidenca o arhivskem gradivu, ki se nahaja izven države ter zadeva Slovenijo in Slovence, obsega:
-
zaporedno številko,
-
datum vpisa,
-
naziv arhiva, ki hrani arhivsko gradivo,
-
signaturo fonda oziroma zbirke, iz katere je bilo arhivsko gradivo evidentirano,
-
klasifikacijsko oznako fonda oziroma zbirke, iz katere je bilo evidentirano arhivsko gradivo,
-
ime fonda oziroma zbirke,
-
obdobje nastanka popisanega gradiva,
-
obseg popisanega arhivskega gradiva,
-
ime in priimek osebe (oseb), ki je popisovala arhivsko gradivo,
-
čas popisovanja arhivskega gradiva.