(1)
Elementi popisovanja arhivskega gradiva so podatki, ki identificirajo popisno enoto, navajajo njen izvor, vsebino in ureditev popisne enote, pogoje dostopnosti in uporabe ter povezave popisne enote.
(2)
Elementi identifikacije so:
-
signatura popisne enote,
-
prejšnje signature popisne enote,
-
klasifikacijska oznaka popisne enote,
-
številka tehnične enote,
-
naslov popisne enote,
-
obdobje nastanka arhivskega gradiva popisne enote,
-
obseg popisne enote,
-
zunanje značilnosti arhivskega gradiva,
-
nivo popisa.
(3)
Elementi izvora so:
-
ime pravne osebe, fizične osebe oziroma družine, od katere izvira arhivsko gradivo,
-
čas obstoja ustvarjalca,
-
historiat ustvarjalca,
-
ime izročitelja arhivskega gradiva,
-
datum izročitve arhivskega gradiva,
-
odgovorna oseba za nastanek arhivskega gradiva (avtor).
(4)
Elementi vsebine in ureditve so:
-
vsebina arhivskega gradiva, navedena na opisni način ali z deskriptorji oseb, krajev in stvari,
-
sistem ureditve arhivskega gradiva,
-
kriteriji valorizacije, odbiranja in izločanja.
(5)
Elementi dostopnosti in uporabe so:
-
pravni status arhivskega gradiva,
-
pogoji in roki dostopnosti,
-
avtorske pravice,
-
jezik in pisava arhivskega gradiva,
-
stanje ohranjenosti, ter
-
pripomočki za uporabo.
(6)
Elementi povezav so:
-
drugi imetniki delov arhivskega gradiva popisne enote,
-
kopije arhivskega gradiva, ne glede na tehnologijo kopiranja,
-
vsebinsko sorodno gradivo,
-
objave arhivskega gradiva.