Pooblaščeni izvršitelj je dolžan voditi evidenco prevzemnih zapisnikov ter vzpostaviti skupno evidenco o prevzetih zaseženih predmetih (v nadaljevanju: skupna evidenca) na obrazcih, določenih s tem pravilnikom (Obrazca ZASEG št.1 in ZASEG št. 2).
Za vodenje evidence prevzemnih zapisnikov, skupne evidence in evidence zadev pri pooblaščenem izvršitelju, se smiselno uporabljajo določbe pravilnika, ki ureja opravljanje službe izvršitelja, kolikor s tem pravilnikom ni določeno drugače.
Zadeva se evidentira kot zaključena z dnem, ko prenehata hramba in upravljanje in izvršitelj odredbodajalcu pošlje končni obračun plačila za delo in povrnitev stroškov, ki so mu nastali z opravo dejanj hrambe in upravljanja v posamezni zadevi in do katerih je upravičen v skladu s tem pravilnikom.