Arhivsko gradivo in dokumentarno gradivo, ki se trajno hrani, se pripravi za trajno hranjenje tako da se:
1.
gradivo zravna oziroma zloži v format, primeren za skladiščenje,
2.
gradiva ne obrezuje,
3.
gradivo vloži v ustrezne arhivske škatle oziroma druge tehnične enote, ki se uporabljajo za opremo arhivskih enot in ne smejo biti neprodušno zaprte, preprečevati pa morajo vdor prahu,
4.
gradivo velikih formatov polaga v kovinske predalnike in le izjemoma obeša,
5.
ob urejanju odstranijo kovinski predmeti in folije (umetne snovi), ki nimajo dokumentarne vrednosti, vendar tako, da ostanejo vidne prvotne celote spisov,
6.
arhivske škatle in druge tehnične enote postavljajo ali polagajo na police,
7.
vezano in nevezano gradivo večje od A3 formata na policah leži in sicer največ 3 enote ena nad drugo,
8.
gradivo zaščiti z opremo iz kemijsko obstojnih materialov.