V tem pravilniku uporabljeni izrazi pomenijo:
1.
zaupni podatek je podatek, informacija, stališče, dogovor, ocena, postopek, ukrep, organizacijske priprave in druga diplomatsko – konzularna dejavnost, ki je določena za tajnost, ker je tako pomembna, da bi z razkritjem nastale ali bi lahko nastale škodljive posledice za varnost države, delovanje MZZ ali izvajanje diplomatske ali konzularne dajavnosti;
2.
osebni podatek je podatek, ki kaže na lastnosti, stanja ali razmerja posameznika, ne glede kako je izražen;
3.
posameznik je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša podatek;
4.
obravnavanje podatkov pomeni določene postopke in procese zbiranja, obdelave, uporabe in shranjevanje podatkov;
5.
zbirka podatkov je zbirka, ki vsebuje zaupne ali osebne podatke (npr. evidence, baze podatkov), ki se vodi računalniško ali klasično in je namenjena izvajanju delovnih nalog MZZ;
6.
dokument pomeni nosilce podatkov in informacij (pisni, tiskani, risani ali na elektronskih in drugih medijih posneti podatki);
7.
operativno-tehnično in drugo materialno sredstvo so vsa premična sredstva in stvari, ki so po tehnični sistemizaciji MZZ predvideni za delovanje služb MZZ;
8.
objekt so vse vrste zgradb in drugih objektov, ki jih uporabljajo diplomatsko-konzularna predstavništva (v nadaljnjem besedilu: DKP) in službe MZZ;
9.
ukrep, postopek so postopki, ukrepi, ravnanja in in odredbe s področja dela MZZ;
10.
upravljavec podatkov je MZZ, ki ima pravico in dolžnost vzpostaviti ali organizirati obravnavanje, hrambo in posredovanje zbirk osebnih ali zaupnih podatkov MZZ (upravljavec podatkov je DKP ali služba v MZZ);
11.
uslužbenec MZZ je oseba, ki v skladu z zakonom o zunanjih zadevah sklene delovno razmerje v MZZ.