65. člen
(evidenca fondov in zbirk)
(1)
Evidenca fondov in zbirk vsebuje naslednje podatke:
-
signaturo fonda oziroma zbirke,
-
naslov fonda oziroma zbirke,
-
klasifikacijsko oznako fonda oziroma zbirke,
-
ime oziroma imena ter obdobje obstoja ustvarjalca arhivskega gradiva,
-
čas nastanka arhivskega gradiva,
-
obseg in količino arhivskega gradiva,
-
datum prevzema arhivskega gradiva v arhiv in zaporedno številko v prevzemni knjigi,
-
ime izročitelja oziroma izročiteljev,
-
navedbo pripomočkov za uporabo.
(2)
Vsako spremembo podatkov iz prejšnjega odstavka mora pristojni arhivist sporočiti skrbniku evidence. Podatki so sestavni del dosjejev fondov in zbirk, ki so podlaga za vodenje evidence iz prejšnjega odstavka.
(3)
Dosjeji fondov in zbirk obsegajo predvsem:
-
zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva v arhiv, vključno s popisom prevzetega gradiva,
-
podatke o dejstvih, ki so vplivali na ohranjenost arhivskega gradiva,
-
podatke o stanju urejenosti arhivskega gradiva pred strokovno obdelavo,
-
podatke o strukturi fonda,
-
podatke o vrednotenju, urejanju in popisovanju,
-
seznam izločenega gradiva iz 59. člena te uredbe z utemeljitvijo,
-
podatke o potrebnih in opravljenih konservatorskih in restavratorskih delih na arhivskem gradivu,
-
podatke o potrebnem in opravljenem reproduciranju arhivskega gradiva,
-
v arhivu izdelane pripomočke za uporabo arhivskega gradiva,
-
seznam dokumentov v dosjeju.
(4)
Evidence in spremljajoča dokumentacija se hranijo trajno.