5. člen
(dosjeji ustvarjalcev)
(1)
Pristojni arhivi v okviru registra iz prejšnjega člena vodijo dosjeje ustvarjalcev arhivskega gradiva, za katere so pristojni.
(2)
Dosjeji vsebujejo:
-
seznam dokumentov v dosjeju,
-
podatke o nazivih, notranji organizaciji, pristojnostih in delovanju,
-
podatke o imetniku gradiva, če ni ustvarjalec,
-
podatke o osebah, odgovornih za izvajanje obveznosti iz sedmega odstavka 39. člena zakona,
-
kopije izdanih pisnih strokovnih navodil in dodatnih pisnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva ter strokovno- tehničnih navodil,
-
osebno ime arhivista oziroma arhivistov, ki so pristojni za arhivsko gradivo ustvarjalca.
(3)
Poleg podatkov iz prejšnjega odstavka so v dosjejih lahko tudi drugi podatki, pomembni za strokovno obravnavo, na primer:
-
dokumentacija o statusnih spremembah ustvarjalca ali spremembah pri poslovanju,
-
podatki o hranjenju, materialnem varstvu in urejenosti dokumentarnega gradiva,
-
podatki o upravljanju z dokumenti (pisarniškem poslovanju), vrstah evidenc in načinih razvrščanja,
-
podatki o odbranem arhivskem gradivu, ki še ni bilo izročeno arhivu,
-
zapisniki o opravljenem strokovnem nadzoru in zaznamke o pojasnilih.
(4)
Poleg zahtev iz drugega odstavka dosjeji vsebujejo še:
1.
pri političnih strankah:
-
statute stranke,
-
osebno ime zastopnika stranke;
2.
pri osebah zasebnega prava, ki so na podlagi zakona pridobile status delovanja v javnem interesu:
-
sklep o vpisu v register ustvarjalcev;
3.
pri pravnih osebah zasebnega prava ter fizičnih osebah, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb:
-
sklep o vpisu v register ustvarjalcev;
4.
pri pravnih osebah zasebnega prava in fizičnih osebah, katerih dokumentarno gradivo je bilo z odločbo razglašeno kot arhivsko gradivo:
-
odločbo o razglasitvi;
5.
pri javnopravnih osebah, ki so pridobile dovoljenje za lastno varstvo arhivskega gradiva:
-
odločbo pristojnega ministra za lastno varstvo arhivskega gradiva,
-
podatke o strokovni usposobljenosti osebe, ki je odgovorna za arhivsko gradivo.