Kadar predlaga ravnatelj napredovanje strokovnega delavca v naziv mentor, se predlog vloži na posebnem obrazcu, ki je priloga tega pravilnika, k vlogi pa se ne prilaga dokumentov iz drugega odstavka 8. člena.
Ne glede na določbo prejšnjega odstavka lahko ministrstvo pred odločanjem o predlogu za ugotovitev vseh dejstev in okoliščin, ki so pomembne za odločitev o podelitvi naziva mentor, od ravnatelja zahteva, da v določenem roku predloži tudi vsa dokazila iz drugega odstavka 8. člena.
Ravnatelji so dolžni hraniti vsa dokazila za posameznega delavca, ki so bila podlaga za ugotavljanje pogojev in vložitev predloga za napredovanje v naziv mentor najmanj pet let ter ravnati z njimi, kot to določajo predpisi o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva.