Uredba o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim...

4535. Uredba o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom

Na podlagi petega odstavka 5. člena zakona o Vladi Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 4/93, 71/94, 23/96, 47/97, 23/99, 119/00 in 30/01) izdaja Vlada Republike Slovenije

U R E D B O
o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

Predmet uredbe

Ta uredba določa pravila za poslovanje organov javne uprave pri sprejemanju in pregledovanju pošte, ravnanju z vlogami strank, evidentiranju, klasificiranju in signiranju zadev, dosjejev ter dokumentov, spremljanju rokov reševanja upravnih nalog, odpravi pošte ter hrambi dokumentarnega gradiva, ki ga prejmejo organi javne uprave ali nastane pri njihovem delu.

2. člen

Dolžnost izvajanja uredbe

Pravila te uredbe so obvezna za Urad predsednika Vlade Republike Slovenije, Generalni sekretariat Vlade Republike Slovenije, vladne službe, ministrstva, organe in organizacije v sestavi ministrstev, upravne enote, uprave lokalnih skupnosti ter druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil rešujejo upravne naloge (v nadaljnjem besedilu: organi javne uprave).

Poslovanje z dokumentarnim gradivom opravljajo vsi delavci organov javne uprave z zaznamki in pisarniškimi odredbami pod nadzorom in ob strokovni pomoči vodij upravnega dela, vodij organizacijskih enot, ki imajo lastno glavno pisarno (četrti odstavek 54. člena te uredbe) in glavnih pisarn.

3. člen

Način izvajanja uredbe

Vsako delo organov javne uprave, kadar opravljajo upravne naloge, je treba dokumentirati z ustreznim pisnim zapisom: dokumentom, zaznamkom ali pisarniško odredbo tako, da je mogoče delo kasneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja, dokazovati dejstva in ohraniti zapise kot kulturno dediščino.

4. člen

Pomen izrazov

Posamezni izrazi iz te uredbe pomenijo:

-

dokument je vsak napisan, narisan, natisnjen, razmnožen, fotografiran, fotokopiran, fonografsko, v elektronski obliki ali kako drugače zapisan zapis, ki vsebuje podatke, pomembne za delo organa javne uprave,

-

priloga je zapis ali predmet, ki je priložen dokumentu kot dopolnitev, pojasnilo ali dokaz vsebine dokumenta,

-

zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo,

-

klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini,

-

šifra zadeve je evidenčna oznaka zadeve, sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in vse štiri številke letnice leta, v katerem je zadeva nastala,

-

šifra dokumenta je evidenčna oznaka dokumenta, ki je sestavljena iz šifre zadeve in zaporedne številke vhodnega, izhodnega ali lastnega dokumenta v okviru zadeve,

-

signirni znak je številčna, črkovna ali kombinirana oznaka organizacijske enote in delavca, ki zadevo rešuje,

-

dosje je celota več dokumentov različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo, oziroma dokumentov enake vsebine, ki zadevajo različne fizične in pravne osebe,

-

dokumentarno gradivo so vse zadeve, dosjeji ter evidence o njih, druge evidence, ki jih vodi organ javne uprave in druga gradiva, ki jih organ javne uprave prejme ali nastanejo pri njegovem delu,

-

zbirka nerešenih zadev je zbirka, v kateri se hranijo zadeve do rešitve,

-

tekoča zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka, v kateri se hranijo zadeve najmanj dve leti po dokončni rešitvi,

-

stalna zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka dokončno rešenih zadev in zaključenih evidenc ali delov evidenc, ki jih organ javne uprave mora hraniti skladno s predpisi več kot dve leti,

-

pisarniška odredba je določeno napotilo za poslovanje z dokumentarnim gradivom,

-

zaznamek je zapis dejanja poslovanja po tej uredbi, ki ima lahko tudi pravne posledice za nadaljnje poslovanje,

-

evidenca dokumentarnega gradiva je evidenca dosjejev, zadev in dokumentov,

-

rokovnik je evidenca zadev, ki jih glede na vsebino ni mogoče neprekinjeno reševati. Rokovnik se lahko organizira tudi kot ločen del zbirke nerešenih zadev,

-

trajno gradivo je lastno dokumentarno gradivo, ki je pomembno za delo organa javne uprave in je določeno z veljavnimi predpisi ali z aktom ministra ali predstojnika organa,

-

arhivsko gradivo je izvirno in reproducirano (pisano, risano, tiskano, fotografirano, filmano, fonografirano, elektronsko ali kako drugače zapisano) dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov javne uprave in ima trajen pomen za znanost in kulturo,

-

vodja upravnega dela je: v vladni službi direktor te službe, v ministrstvu generalni sekretar, v organu ali organizaciji v sestavi ministrstva direktor oziroma druga oseba, ki vodi upravno delo, v upravni enoti načelnik upravne enote, v upravi lokalne skupnosti tajnik lokalne skupnosti oziroma direktor uprave lokalne skupnosti, pri nosilcu javnega pooblastila pa poslovodni organ,

-

predstojnik organa javne uprave je funkcionar, ki vodi delo organa javne uprave, in sicer: predsednik vlade (za urad predsednika vlade), generalni sekretar vlade (za vladne službe), minister in župan.

5. člen

Glavna pisarna

Glavna pisarna je organizacijska enota organa javne uprave, ki združuje dejavnosti vložišča, sprejemne in informacijske pisarne, evidentiranja zadev, dosjejev, dokumentov in odpravništva ter skrbi za varovanje dokumentarnega gradiva. Glavna pisarna strokovno usklajuje naloge pri izvajanju pravil te uredbe.

V organih javne uprave, ki niso razdeljeni na organizacijske enote, opravljajo naloge glavne pisarne zaposleni na ustreznih delovnih mestih.

Glavna pisarna je lahko skupna za vse organe javne uprave, ki imajo upravne prostore v skupnem objektu ali v objektih v neposredni bližini. Če se opravila iz prejšnjega odstavka opravljajo za več organov javne uprave v skupni glavni pisarni, se evidence o zadevah vodijo ločeno za vsak organ javne uprave.

Organi javne uprave z velikim številom organizacijskih enot in velikim obsegom dela lahko organizirajo več glavnih pisarn pod nadzorstvom glavne pisarne na sedežu organa javne uprave.

Vodja glavne pisarne mora imeti najmanj višjo strokovno izobrazbo.

Organ javne uprave je dolžan organizirati in javno objaviti uradni elektronski poštni naslov organa javne uprave. Sporočila, prejeta na ta naslov, redno pregleduje in sprejema glavna pisarna.

II. SPREJEMANJE IN PREGLEDOVANJE POŠTE

6. člen

Pojem pošte

Pošta je vsakršen dokument, ki ga na kakršen koli način prejmejo organi javne uprave in hkrati izpolnjuje naslednje pogoje:

-

da je po končanem prejemu v obliki, iz katere lahko naslovnik prepozna sporočilo in ga prebere;

-

da je v primeru prejema v fizični obliki (na papirju, disketi, zgoščenki in podobnem) v stanju, da ga je možno takoj reproducirati za potrebe poslovanja;

-

da je v primeru elektronskega prejema v obliki, ki je skladna s tehnološkimi zahtevami, ki jih predpiše minister, pristojen za upravo, na predlog vladne službe, pristojne za informatizacijo javne uprave;

-

da je po svoji vsebini toliko pomemben, da ga je treba evidentirati v smislu te uredbe.

Pošta iz prejšnjega odstavka se šteje za uradno pošto, s katero mora organ javne uprave ravnati v skladu z določbami te uredbe.

Pošti, prejeti v fizični obliki, so lahko dodane priloge, ki ne izpolnjujejo naštetih pogojev in so lahko v kakršni koli fizični obliki in stanju, jih pa mora pošta očitno identificirati.

7. člen

Oblika pošte

Prejeta pošta je lahko v naslednji obliki:

-

pošta, prejeta v fizični obliki preko javne poštne službe, drugih poštnih ali raznašalskih (kurirskih) služb ali kar prinesejo posamezniki, oziroma kar je ustno sporočeno organu javne uprave na zapisnik ali organ javne uprave kako drugače zabeleži;

-

pošta, prejeta v elektronski obliki.

8. člen

Sprejem pošte

Pošto v fizični obliki sprejme delavec, ki je določen za sprejem pošte.

Pošto v elektronski obliki sprejme informacijski sistem organa javne uprave na skupni elektronski naslov organa javne uprave oziroma na naslov posameznega delavca.

Pošta, prejeta v elektronski obliki, se lahko natisne na papir, če je bila elektronska oblika uporabljena izključno za prenos (faksimilna sporočila, skenirani dokumenti in podobno).

9. člen

Čas sprejema pošte

Pošta v fizični obliki se sprejema ves poslovni čas organa javne uprave. Pošta v elektronski obliki se sprejema tudi izven poslovnega časa.

Za pošto v elektronski obliki, za katero je pomemben čas prejema, zabeleži podatek o času prejema samodejno informacijski sistem organa javne uprave. Podatek o času prejema se skupaj z vsebino pošte zanesljivo shrani.

10. člen

Odpiranje pošte

Pošto v fizični obliki, ki je prejeta v zaprtih ovojnicah, in pošto v elektronski obliki, prejeto na skupni elektronski naslov organa javne uprave, odpira delavec, ki ga pisno določi vodja upravnega dela ali vodja organizacijske enote.

Delavec, ki je določen za odpiranje pošte, odpira vso prispelo pošto, naslovljeno na organ javne uprave, na predstojnika organa ali na druge uradne osebe organa, razen pošte iz četrtega in petega odstavka tega člena ter 11. ter 12. člena te uredbe.

Pošto, ki jo prejme delavec organa javne uprave na svoj uradni elektronski naslov, odpira ta delavec, drug delavec tega organa pa samo na podlagi posebnega pooblastila vodje upravnega dela ali vodje organizacijske enote.

Pošto, označeno kot tajno ali zaupno, odpira predstojnik organa oziroma drug pooblaščen delavec.

Pošiljke, za katere iz označb na ovojnici izhaja, da se nanašajo na natečaj ali razpis, se ne odpirajo, temveč se na ovojnico zapišeta datum in čas (ura, minuta) prejema. Take pošiljke odpira za to določena komisija, če ni s predpisi drugače določeno.

11. člen

Prepoved odpiranja pošte

Delavec, ki je določen za odpiranje pošte, ne sme odpreti pošiljke, ki je naslovljena na delavca organa javne uprave, na kateri je na ovojnici navedeno, da se vroči osebno naslovniku. Če se izkaže, da takšna pošiljka vsebuje vlogo in priloge ali druge dokumente, pomembne za delo organa javne uprave, jo mora naslovnik nemudoma dostaviti delavcu, ki je določen za odpiranje pošte, z ustrezno pisarniško odredbo.

Elektronsko sporočilo, iz katerega je razvidno, da gre za osebno sporočilo naslovniku, lahko odpira samo naslovnik.

12. člen

Postopek s pomanjkljivo in nepravilno pošto

Pomanjkljivosti in nepravilnosti, ki se ugotovijo pri odpiranju fizične pošte, se označijo z zaznamkom na prispelem dokumentu.

Če se pri prejemanju ali odpiranju pošte, prejete v elektronski obliki, ugotovi, da ni oblikovana in poslana skladno z tehnološkimi zahtevami iz 6. člena te uredbe, organ javne uprave o tem obvesti pošiljatelja in ga pozove, da pošto pošlje v ustrezni obliki.

Opravilo iz prejšnjega odstavka lahko izvrši delavec ali informacijski sistem organa javne uprave. O opravilu se napiše zaznamek.

13. člen

Neposredno sprejemanje vlog

Delavec, ki prejema vloge neposredno od strank in drugih oseb (v nadaljnjem besedilu: stranka), mora sprejeti vlogo, naslovljeno na organ javne uprave.

Če ima vloga formalne pomanjkljivosti (vloge brez podpisa ali brez prilog, ki so v vlogi navedene in podobno), delavec, ki je določen za sprejemanje pošte, stranko opozori na pomanjkljivosti in ji pojasni, kako naj jih odpravi. Če stranka kljub temu zahteva, da se njena vloga sprejme, mora delavec organa javne uprave to storiti. Na vlogo napiše zaznamek, da je stranko opozoril na pomanjkljivosti.

Če organ javne uprave ni pristojen za reševanje vloge, delavec stranko na to opozori in jo napoti k pristojnemu organu javne uprave. Če stranka kljub opozorilu zahteva, da se njena vloga sprejme, jo mora delavec organa javne uprave sprejeti.

Z vlogami, ki jih je treba kolkovati ali so po predpisih oproščene takse, ravna delavec, ki sprejema vloge, skladno z zakonom o upravnih taksah in s predpisi, ki dovoljujejo oprostitev plačila takse.

Delavec, ki sprejema pošto, mora stranko, ki želi dati vlogo ustno na zapisnik, napotiti k delavcu, ki opravlja to nalogo.

14. člen

Potrjevanje neposrednega sprejema pošte

Stranki, ki osebno izroči vlogo ali drug dokument, delavec organa javne uprave na njeno zahtevo potrdi prejem praviloma na kopiji vloge oziroma dokumenta z odtisom prejemne štampiljke, datumom in podpisom.

Prejem pošiljk, ki se dostavijo organu javne uprave po pošti ali z raznašalci, na njihovo zahtevo potrdi delavec, ki prejema pošto, z datumom, podpisom in uradnim pečatom na vročilnici ali na posebnem obrazcu, oziroma na kopiji dokumenta. Če tako določa poseben predpis, se označi tudi čas prejema (ura, minuta).

Podatek o času prejema se zapiše tudi na pisemsko ovojnico, če delavec, ki je pošiljko prejel, ni pooblaščen za odpiranje pošte.

Prejem sporočil v elektronski obliki se potrdi s povratnim sporočilom v elektronski obliki, ki vsebuje navedbo prejetega sporočila ali njegovo celotno vsebino, datum, čas in varen elektronski podpis organa javne uprave, overjen s kvalificiranim potrdilom.

Opravilo iz prejšnjega odstavka izvrši informacijski sistem organa javne uprave samodejno ali delavec, ki sprejema pošto.

15. člen

Ravnanje s prilogami

Prejetemu papirnemu dokumentu se priloži pisemska ovojnica vselej, kadar je datum oddaje na pošti pomemben za ugotavljanje poteka roka, ali kadar iz dokumenta ni mogoče ugotoviti naslova pošiljatelja, pa je ta podatek napisan na ovojnici.

Kadar je v posamezni ovojnici več dokumentov, ki bi jim bilo treba priložiti ovojnico, se ta priloži prvemu dokumentu, na drugih pa se označi, kateremu dokumentu je priložena.

Če se pri odpiranju pošte ugotovi, da je dokumentu priložen denar ali vrednotnice, jih prevzame s podpisom delavec, odgovoren za materialno in finančno poslovanje ali pooblaščeni delavec glavne pisarne.

16. člen

Prejemna štampiljka

Na vse prispele dokumente v fizični obliki odtisne glavna pisarna prejemno štampiljko ter se vanjo vnesejo naslednji podatki:

-

naziv organa javne uprave, ki je dokument prejel;

-

datum prejema dokumenta;

-

označba notranje organizacijske enote ali delavca, ki dokument prejme v reševanje;

-

šifra zadeve;

-

vsebinsko označbo prilog ali skupno število prejetih prilog, če so te navedene že v dokumentu;

-

skupen znesek vrednosti na dokumentu nalepljenih ali priloženih nerazveljavljenih kolkov, denarja ali vrednotnic.

Prejemna štampiljka se odtisne na zgornjem delu prve strani dokumenta oziroma na najbližje prosto mesto prve strani dokumenta. S prejemno štampiljko se ne sme prekriti besedila oziroma podatkov iz prispelega dokumenta. Če je treba prejemno štampiljko odtisniti na poseben list papirja, ker je na dokumentu ni mogoče odtisniti, se ta list prilepi oziroma pripne k dokumentu.

Prejemna štampiljka se ne odtisne na priloge prispelega dokumenta.

Namesto prejemne štampiljke se smejo uporabiti zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi.

17. člen

Sprejem fizičnega nosilca elektronskih podatkov

Če je dokument ali priloga dostavljena v elektronski obliki, vendar na fizičnem nosilcu podatkov, je potrebno takšen dokument ali prilogo shraniti v informacijskem sistemu organa javne uprave.

18. člen

Neevidenčno gradivo

Vodja upravnega dela ali vodja notranje organizacijske enote, ki ima v skladu s četrtim odstavkom 5. člena te uredbe organizirano glavno pisarno izven sedeža organa javne uprave (v nadaljnjem besedilu: vodja notranje organizacijske enote z lastno glavno pisarno) določi vrste dokumentov, ki so tako nepomembni, da jih ni treba evidentirati (neevidenčno gradivo).

III. SIGNIRANJE IN KLASIFICIRANJE

19. člen

Signiranje zadev in dokumentov

Delo v organu javne uprave mora biti organizirano tako, da se vsaka zadeva nemudoma dodeli v reševanje (signira) pristojni notranji organizacijski enoti ali pooblaščenemu delavcu.

Postopek signiranja in pooblastila v zvezi s signiranjem odredi vodja upravnega dela oziroma vodja notranje organizacijske enote z lastno glavno pisarno. V ministrstvu določi postopek signiranja in pooblastila v zvezi s signiranjem na predlog vodje upravnega dela minister.

20. člen

Načrt signirnih znakov

Notranja organizacijska enota ali delavec se določita s signirnim znakom v načrtu signirnih znakov. Načrt signirnih znakov organa javne uprave določi vodja upravnega dela.

21. člen

Klasifikacija zadev in dokumentov

Evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi načrta klasifikacijskih znakov.

22. člen

Načrt klasifikacijskih znakov

Načrt klasifikacijskih znakov določi predstojnik.

Načrt iz prejšnjega odstavka vsebuje seznam klasifikacijskih znakov, z besedami opisan njihov pomen in rok hrambe v skladu z 62., 63. in 64. členom te uredbe.

Minister, pristojen za upravo, predpiše obvezen okvir načrta klasifikacijskih znakov. Za istovrstne organe javne uprave in javnopravne osebe (upravne enote, lokalne skupnosti, javne zavode in druge) z določenega področja minister, pristojen za to področje, v soglasju z ministrom, pristojnim za upravo, določi enoten načrt klasifikacijskih znakov.

Načrt klasifikacijskih znakov je treba sestaviti za daljše časovno razdobje. Znakov v načrtu ni dovoljeno črtati, lahko pa se dodajo novi.

IV. EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA

23. člen

Pomen evidence

Evidenca dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: evidenca) je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog organa javne uprave in je podlaga vsem drugim evidencam, ki se nanašajo na delo organa javne uprave.