Pravilnik o izvrševanju zakona o matičnem registru |...

1439. Pravilnik o izvrševanju zakona o matičnem registru

Na podlagi tretjega odstavka 19. člena, prvega odstavka 25. člena, prvega odstavka 26. člena in na podlagi tretjega odstavka 30. člena Zakona o matičnem registru (Uradni list RS, št. 37/03), izdaja minister za notranje zadeve

P R A V I L N I K o izvrševanju zakona o matičnem registru

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

(vsebina pravilnika)

Ta pravilnik določa metodologijo in pogoje za vodenje in vzdrževanje matičnega registra (v nadaljnjem besedilu: register), popravo napak in način obnove registra, način posredovanja podatkov iz registra ter vrsto, vsebino in obliko izpiskov in potrdil iz registra.

2. člen

(organizacija podatkovne baze)

(1)

Register sestavljajo posamezne evidence kot ločene celote:

-

evidenca rojstev, zakonskih zvez in smrti državljanov Republike Slovenije in tujcev, nastalih v Republiki Sloveniji;

-

evidenca rojstev, zakonskih zvez in smrti državljanov Republike Slovenije, nastalih v tujini;

-

evidenca državljanstva Republike Slovenije;

-

evidenca sprememb osebnega stanja državljanov Republike Slovenije iz 4. člena Zakona o matičnem registru (v nadaljnjem besedilu: zakon);

-

evidenca izdanih izpiskov in potrdil iz registra;

-

evidenca identifikatorjev za povezovanje z administrativnimi zbirkami podatkov;

-

tabele s podatki o teritorialnih enotah in mali šifranti za posamezne podatke kot osnova za urejeno vodenje podatkovne baze;

-

zaščitne tabele, ki omogočajo sledenje sprememb in rekonstrukcijo prejšnjih stanj podatkovne baze;

-

evidenca uporabnikov, vključenih v elektronsko poslovanje, evidenca njihovih pravic do pridobivanja osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov in internim katalogom storitev elektronskega poslovanja;

-

administrativne evidence podatkovne baze, ki upravljavcu omogočajo upravljanje z avtorizacijami, nadzor nad dogajanjem v podatkovni bazi ter poznejše spremljanje posegov, vpogledov in izpisov.

(2)

Podatki v registru so urejeni vsebinsko, časovno in teritorialno. Vsebinsko so urejeni po dogodkih (matična dejstva in druge spremembe osebnih stanj). Časovno so opredeljeni z datumi, kot je datum dogodka in datum vpisa v register. Teritorialno so podatki opredeljeni s krajem dogodka in krajem vpisa.

3. člen

(zbiranje podatkov)

(1)

Podatki se v register vpisujejo na podlagi prijav, pravnomočnih sodnih odločb in dokončnih upravnih aktov, izpiskov, zapisnikov, izjav posameznikov in iz obstoječih zbirk podatkov upravnih enot (v nadaljnjem besedilu: pristojni organ). V register se vpisujejo tudi prostorski podatki, ki jih vodi Geodetska uprava Republike Slovenije v Registru prostorskih enot.

(2)

Listine iz prejšnjega odstavka lahko pristojni organ prejme v elektronski ali fizični obliki. Listina v elektronski obliki mora biti posredovana na način, kot ga določajo predpisi, ki urejajo elektronsko poslovanje in elektronski podpis.

4. člen

(vodenje in vzdrževanje registra)

Za tehnično vzdrževanje registra je pristojno ministrstvo za notranje zadeve in organ državne uprave, pristojen za informatiko. Za vodenje in vzdrževanje podatkovne baze registra ter za točnost in ažurnost podatkov v registru so pristojni organi, ki so v skladu z zakonom pristojni za vpis podatkov v register.

5. člen

(podlage vpisov)

(1)

Poleg matičnega dejstva ali spremembe osebnega stanja se v register vpiše tudi pravna podlaga vpisa.

(2)

Listine, ki so podlaga za vpis v register in njihove priloge, ki se nanašajo na vpis podatkov v register, hrani kot trajno gradivo pristojen organ, ki je podatek vpisal. Listine se hranijo kot arhiv k registru, ločeno od splošnega arhiva pristojnega organa. Elektronsko posredovana listina se hrani v elektronski obliki. Če za to ni tehničnih možnosti, se lahko natisne na papir in se hrani na način, kot to velja za fizično listino.

6. člen

(preverjanje podatkov)

(1)

Pred vpisom podatkov v register mora matičar na podlagi uradnih evidenc, do katerih ima dostop, preveriti pravilnost podatkov iz listine.

(2)

Če evidence iz prejšnjega odstavka ne vsebujejo podatkov, ki jih je potrebno preveriti oziroma se ti podatki razlikujejo od podatkov v predloženi listini, jih mora matičar pred vpisom pridobiti od pristojnih organov ali posameznikov oziroma nesporno ugotoviti njihovo pravilnost.

7. člen

(datum in ura nastanka matičnega dejstva)

(1)

Datum in ura nastanka matičnega dejstva se vpišeta v register s številkami, v obliki: dan, mesec, ura in minuta z dvomestnimi, leto pa s štirimestnimi številkami.

(2)

Če sta datum ali ura rojstva oziroma smrti določena v intervalu, se v register vpiše celotni interval, kot datum oziroma čas nastanka dejstva se šteje zadnji datum ali zadnja ura iz intervala.

(3)

V izpisek iz matičnega registra se vpiše zadnji dan v intervalu.

8. člen

(kraj nastanka matičnega dejstva)

(1)

Kot kraj nastanka matičnega dejstva se v register vpiše popoln naslov kraja, kjer se je dejstvo dogodilo, kot izhaja iz Registra prostorskih enot.

(2)

Če naslov iz prejšnjega odstavka ni določljiv ali je kraj nastanka na relaciji med dvema krajema, se kot kraj nastanka matičnega dejstva vpišeta občina in naselje, kamor ta kraj spada.

(3)

Če se je matično dejstvo dogodilo med potovanjem s prometnim sredstvom in kraj nastanka ni določen, se kot kraj nastanka matičnega dejstva vpiše kraj, kjer se je potovanje končalo.

(4)

Pri matičnem dejstvu nastalem v tujini, se kot kraj nastanka vpišeta država in kraj.

9. člen

(enotna matična številka občana)

(1)

Vpis v register temelji na osebni identifikacijski številki, ki je Enotna matična številka občana (v nadaljnjem besedilu: EMŠO) in jo določi Centralni register prebivalstva.

(2)

EMŠO se določi in vpiše vsem osebam, vpisanim v register.

(3)

EMŠO se določi in vpiše tudi osebam, ki so z vpisanim v povezavi (staršem in zakoncu), ki jim EMŠO še ni bila določena, če je na voljo dovolj podatkov in so te osebe še žive.

10. člen

(državljanstvo)

(1)

Podatek o državljanstvu Republike Slovenije se v register vpiše v skladu z zakonom, ki ureja pridobitev državljanstva Republike Slovenije.

(2)

Za tujce se v register vpiše podatek o državljanstvu, če je razviden iz uradnih evidenc oziroma je izkazan z ustrezno listino.

(3)

Za tujce rojene v Republiki Sloveniji, se v register podatka o državljanstvu ne vpiše.

11. člen

(stalno prebivališče)

(1)

Naslov stalnega prebivališča vpisanega in staršev se v register ne vpisuje, temveč se prevzame iz registra stalnega prebivalstva.

(2)

Če oseba v Republiki Sloveniji nima prijavljenega stalnega oziroma začasnega prebivališča, se v register vpiše naslov v tujini, kot izhaja iz osebnega dokumenta ali druge tuje listine.

12. člen

(osebna in zemljepisna imena)

(1)

Osebna in tuja zemljepisna imena se v register vpišejo v izvirni obliki, pri čemer se upošteva razpoložljiv nabor črk in znakov, ki zagotavlja zapis krajev in osebnih imen v italijanskem in madžarskem jeziku. Nabor črk in znakov je razviden iz priloge št. 1 tega pravilnika.

(2)

Imena držav se v register vpisujejo z uradnim kratkim imenom v skladu z veljavnim standardom SIST ISO 3166, ki ureja zapis imena držav.

II. VPIS ROJSTVA

13. člen

(podlaga vpisa)

(1)

Podatek o rojstvu otroka na območju Republike Slovenije se v register vpiše na podlagi prijave rojstva, odločbe pristojnega organa ali centra za socialno delo.

(2)

Prijava rojstva mora vsebovati naslednje podatke:

-

podatke o prijavitelju,

-

podatke o rojstvu: osebno ime (če je že določeno), spol otroka, datum in uro rojstva, kraj rojstva, vitaliteto (živ/mrtev) in vrsto rojstva (dvojčki, trojčki...),

-

osebne podatke o starših, pri čemer so obvezni podatki o materi.

14. člen

(osebno ime)

(1)

Osebno ime otroka se v register vpiše tako, kot ga določi oseba, ki je po predpisu, ki ureja osebno ime, dolžna to storiti.

(2)

Kadar sta priimek ali ime sestavljena iz dveh ali več besed, mora izjava o določitvi osebnega imena vsebovati tudi izjavo o izbiri osebnega imena za pravni promet.

(3)

Izjava o določitvi osebnega imena se lahko poda ob rojstvu ali naknadno, vendar najkasneje v tridesetih dneh od dneva rojstva.

(4)

Če mrtvorojenemu otroku ali otroku umrlemu v tridesetih dneh po rojstvu osebno ime ni bilo določeno, se v registru v rubriko za priimek in ime vpiše: priimek ni določen, ime ni določeno.

15. člen

(vrsta rojstva)

Kadar mati rodi več otrok hkrati, se v register vpiše vsakega otroka posebej, pri vpisu pa označi, da gre za dvojčka, trojčka itd. Ob vpisu se v registru izvede medsebojna povezava med otroci preko EMŠO staršev.

16. člen

(mrtvorojen otrok)

(1)

Mrtvorojenega otroka se v register vpiše brez podatka o državljanstvu in podatka o osebnem imenu, če mu v določenem roku osebno ime ni bilo določeno.

(2)

Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda z zaznamkom, da se je otrok rodil mrtev.

17. člen

(rojstvo otroka neznanih staršev)

(1)

Otroka neznanih staršev se v register vpiše s podatki, ki izhajajo iz odločbe Centra za socialno delo.

(2)

Izpisek iz matičnega registra o rojstvu, za otroka neznanih staršev se izda z zaznamkom o podlagi vpisa.

18. člen

(podatki o očetu)

(1)

Kot oče otroka se vpiše tisti, ki v skladu s predpisom, ki ureja razmerja med starši in otroki, velja za otrokovega očeta.

(2)

Kot oče otroka tujca se vpiše tisti, ki v skladu s pravili o določanju prava, ki ga je potrebno uporabiti za družinska razmerja z mednarodnim elementom, velja za otrokovega očeta.

III. VPIS ZAKONSKE ZVEZE

19. člen

(podlaga vpisa)

(1)

Zakonska zveza sklenjena v Republiki Sloveniji, se v register vpiše na podlagi listine o sklenitvi zakonske zveze, ki jo podpišejo zakonca, pooblaščena oseba, priči in matičar, ali odločbe pristojnega organa.

(2)

Listina o sklenitvi zakonske zveze se izda na obrazcu št. 2 iz priloge tega pravilnika.

(3)

Na območjih, določenih s statuti občin, kjer živita madžarska in italijanska narodna skupnost, se listina o sklenitvi zakonske zveze izda na obrazcu št. 3 oziroma št. 4 iz priloge tega pravilnika.

20. člen

(priimek po sklenitvi zakonske zveze)

(1)

V register se vpiše tisti priimek, ki ga je vsak zakonec izbral za priimek po sklenitvi zakonske zveze, v skladu z zakonom, ki ureja osebno ime.

(2)

Za tujca se priimek po sklenitvi zakonske zveze v register vpiše v skladu s predpisi njegove države.

21. člen

(listine za sklenitev zakonske zveze)

(1)

Za dokazovanje osebnega statusa tujega državljana in izpolnjevanje pogojev za sklenitev zakonske zveze, izpiski in druge listine ne smejo biti starejši od šest mesecev, razen za listine izdane v državah, kjer se izpisek izda praviloma samo enkrat in dokazuje le posamezno matično dejstvo, ne pa osebnega statusa vpisanega.

(2)

Če je za sklenitev zakonske zveze izdana odločba, na podlagi katere se dovoli sklenitev zakonske zveze (spregled zadržkov, sklenitev po pooblaščencu, sklenitev izven uradnih prostorov), mora biti to razvidno iz registra. Odločba je priloga listine o sklenitvi zakonske zveze.

(3)

Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi se izda brez zaznamka.

IV. VPIS SMRTI

22. člen

(podlaga vpisa)

(1)

Podatek o smrti na območju Republike Slovenije, se v register vpiše na podlagi prijave smrti, pravnomočne sodne odločbe, odločbe pristojnega organa ali zapisnika o najdbi trupla.

(2)

Prijava smrti mora vsebovati:

-

podatke o prijavitelju,

-

podatke o umrlem: osebno ime, EMŠO oziroma datum in kraj rojstva,

-

datum, uro in kraj smrti,