Nalaganje dokumenta...
Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju
OBJAVLJENO V: Uradni list RS 96-4584/1999, stran 14076 DATUM OBJAVE: 26.11.1999
VELJAVNOST: od 27.11.1999 do 31.8.2018 / UPORABA: od 27.11.1999 do 31.8.2018
RS 96-4584/1999
Verzija
5 / 5
Čistopis se uporablja od 1.9.2018 do nadaljnjega. Status čistopisa na današnji dan, 15.2.2026: NEAKTUALEN.
4584. Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju
Na podlagi 75. in 79. člena zakona o poklicnem in strokovnem izobraževanju, 41. in 42. člena zakona o gimnazijah (Uradni list RS, št. 12/96) minister za šolstvo in šport izdaja
P R A V I L N I K
o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju
o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
(vsebina pravilnika)
Ta pravilnik določa vrsto šolske dokumentacije, namen in način zbiranja podatkov ter vodenje in shranjevanje šolske dokumentacije, postopke ravnanja s podatki iz te dokumentacije in postopke izdajanja javnih listin o izobraževanju dijakov in vajencev (v nadaljevanju: dijak) po javnoveljavnih izobraževalnih programih v nižjem in srednjem poklicnem, srednjem strokovnem in splošnem srednjem izobraževanju (v nadaljevanju: v srednješolskem izobraževanju).
2. člen
(izvajalci izobraževanja)
(1)
Po določbah tega pravilnika morajo ravnati vsi pravni subjekti, vpisani v razvid pri ministrstvu za šolstvo in šport, ki izvajajo srednješolsko izobraževanje dijakov po javnoveljavnih izobraževalnih programih v celoti ali po delih ne glede na njihovo statusno oziroma organizacijsko obliko (v nadaljevanju: šole).
(2)
Dijaški domovi smiselno uporabljajo določbe tega pravilnika o ravnanju z dokumentacijo dijaških domov, če ni s posebnim predpisom drugače urejeno.
3. člen
(odgovornost za dokumentacijo)
(1)
Za uresničevanje tega pravilnika je odgovoren ravnatelj šole, na šolah, kjer sta funkciji pedagoškega vodje in poslovodnega organa ločeni, pa tudi direktor (v nadaljevanju: ravnatelj).
(2)
Strokovni delavci šole in drugi zaposleni so odgovorni za uresničevanje določb tega pravilnika v okviru pooblastil oziroma nalog, ki jih imajo po notranji organizaciji šole oziroma sistemizaciji, ter po posebnih pooblastilih.
5. člen
(vrste šolske dokumentacije)
Šolska dokumentacija po tem pravilniku obsega:
-
evidence, ki so določene z zakonom,
-
javne listine, ki jih šola izdaja dijakom v zvezi z izobraževanjem, in
-
druge dokumente, v katerih in na podlagi katerih nastajajo podatki, ki se vpisujejo v uradne evidence ali s katerimi strokovni delavci oziroma organi šole načrtujejo, organizirajo in izvajajo izobraževalno dejavnost.
(2)
Vsi dokumenti, ki jih šola vodi, morajo vsebovati ime in sedež šole, ime in priimek podpisnika in njegov podpis.
(3)
Matična knjiga, šolska in domska kronika, letni delovni načrt šole, poročilo o realizaciji letnega delovnega načrta, evidenca o izdanih javnih listinah in vsi izhodni dokumenti morajo vsebovati tudi pečat šole.
(4)
Dokumenti, ki jih šola izdaja, morajo vsebovati tudi evidenčno številko in datum.
II. EVIDENCE
A) Vrste evidenc
6. člen
(evidence v gimnazijah)
Evidence v gimnazijah so:
1.
evidenca prijavljenih kandidatov za vpis, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče (stalno in začasno) in pridobljeno izobrazbo vsakega kandidata, ki se prijavi za vpis v šolo; vodi se za vsako šolsko leto posebej;
2.
evidenca vpisanih, ki vsebuje ime in priimek dijaka, njegov spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in pridobljeno izobrazbo vpisanih kandidatov; vodi se po izobraževalnih programih, letnikih, oddelkih in skupinah v redovalnicah, za vsako šolsko leto posebej;
3.
osebni list, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in pridobljeno izobrazbo ter podatke o splošnem učnem uspehu, opravljenih izpitih, napredovanju in dokončanju izobraževanja; vodi se za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa;
4.
matična knjiga, ki obsega splošne podatke o vpisanih in o poteku njihovega izobraževanja, vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in pridobljeno izobrazbo; vodi se od vpisa do končanja izobraževanja oziroma do izpisa;
5.
evidenca podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in pridobljeno izobrazbo ter podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih dijaka, in sicer telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju; vodi se po določbah 14. in 16. člena tega pravilnika;
6.
evidenca o maturi, ki je sestavljena iz treh delov (podevidenc), in sicer: zapisnikov sej šolske maturitetne komisije, zapisnikov o maturi in poročila o maturi; vodi se posebej za vsak izpitni rok in šolsko leto;
-
podevidenca zapisnikov šolske maturitetne komisije je zbirka vseh zapisnikov te komisije;
-
podevidenca zapisnikov o maturi vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo; obsega še podatke o poteku mature, in sicer prijavo k maturi, poročila o uspehu pri seminarskih nalogah, vajah oziroma terenskem delu in zapisnike o poteku ustnega oziroma pisnega dela maturitetnega izpita;
-
podevidenca poročilo o maturi je sestavljena iz dveh delov, in sicer splošnega poročila o maturi in knjige maturantov; ta vsebuje seznam vseh kandidatov, ki so opravili maturo, splošne podatke o izpitnih rezultatih pri posameznih predmetih in splošnem uspehu;
7.
evidenca o izpitih vsebuje prijavo k izpitu, zapisnike o izpitu s podatki o kandidatih, in sicer ime in priimek dijaka ter njegov spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo, ter podatke o izpitnih nalogah oziroma vprašanjih, poteku izpita in doseženih ocenah; vodi se posebej za vsak izpitni rok in šolsko leto;
8.
evidenca o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba, vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter družinsko in socialno anamnezo, razvojno anamnezo, diagnostične postopke, postopke strokovne pomoči, strokovna mnenja drugih institucij: centrov za socialno delo, zdravstvenih institucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic; vodi se po določbah 14., 15. in 16. člena tega pravilnika;
9.
evidenca o preverjanju in ocenjevanju znanja vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter podatke o splošnem učnem uspehu, opravljenih izpitih, napredovanju in dokončanju izobraževanja; vodi se za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa, in sicer po oddelkih, letnikih oziroma skupinah v redovalnicah;
10.
evidenca izdanih dokumentov o končanem izobraževanju vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter podatke o splošnem učnem uspehu, opravljenih izpitih, napredovanju in dokončanju izobraževanja; vodi se za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa;
11.
evidenca o starših mladoletnih dijakov, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče ter ime in priimek staršev oziroma zakonitih zastopnikov dijaka ter naslov prebivališča oziroma naslov, na katerem so dosegljivi; vodi se po določbah 14. in 16. člena tega pravilnika.
7. člen
(evidence strokovnih in poklicnih šol)
Evidence v strokovnih in poklicnih šolah so:
1.
evidenca prijavljenih kandidatov za vpis, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče (stalno in začasno) in pridobljeno izobrazbo vsakega kandidata, ki se prijavi za vpis v šolo; vodi se za vsako šolsko leto posebej;
2.
evidenca vpisanih, ki vsebuje ime in priimek dijaka, njegov spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in pridobljeno izobrazbo vpisanih kandidatov; vodi se po izobraževalnih programih, letnikih, oddelkih in skupinah v redovalnicah, za vsako šolsko leto posebej;
3.
osebni list, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in predhodno pridobljeno izobrazbo ter podatke o splošnem učnem uspehu, o opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju izobraževanja; vodi se za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa;
4.
matična knjiga, ki obsega splošne podatke o vpisanih in o poteku njihovega izobraževanja, vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo; vodi se od vpisa do končanja izobraževanja oziroma do izpisa;
5.
evidenca podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih dijaka, in sicer telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju; vodi se po določbah 14. in 16. člena tega pravilnika;
6.
evidenca o zaključnih izpitih oziroma poklicni maturi (v nadaljevanju: evidenca o zaključnih izpitih) je sestavljena iz treh delov (podevidenc), in sicer zapisnikov sej izpitnega odbora za zaključni izpit, zapisnikov o zaključnem izpitu in poročila o zaključnem izpitu; vodi se za vsak izpitni rok in šolsko leto posebej:
-
podevidenca zapisnikov sej izpitnega odbora za zaključni izpit je zbirka zapisnikov sej izpitnega odbora;
-
podevidenca zapisnikov o zaključnem izpitu je zbirka vseh zapisnikov o poteku posameznih delov zakjučnega izpita za posameznega kandidata, vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter podatke o poteku pisnega oziroma ustnega dela izpita oziroma praktičnega in teoretičnega dela izpita, izpitnih nalogah oziroma vprašanjih in ocenah pri posameznem delu izpita in splošnem uspehu pri zaključnem izpitu;
-
podevidenca poročilo o zaključnem izpitu obsega seznam vseh kandidatov, prijavljenih k izpitu in seznam kandidatov, ki so opravljali zaključni izpit, splošne podatke o izpitnih rezultatih pri posameznih predmetih in splošnem uspehu ter drugih splošnih podatkih o zaključnem izpitu;
7.
evidenca o izpitih, vsebuje prijavo k izpitu, zapisnike o izpitu s podatki o kandidatih, in sicer ime in priimek dijaka ter njegov spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo, ter podatke o izpitnih nalogah oziroma vprašanjih, poteku izpita in doseženih ocenah; vodi se po izpitnih rokih in šolskih letih;
8.
evidenca o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba, vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter družinsko in socialno anamnezo, razvojno anamnezo, diagnostične postopke, postopke strokovne pomoči, strokovna mnenja drugih institucij: centrov za socialno delo, zdravstvenih institucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic; vodi se po določbah 14., 15. in 16. člena tega pravilnika;
9.
evidenca o preverjanju in ocenjevanju znanja vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter podatke o splošnem učnem uspehu, opravljenih izpitih, napredovanju in dokončanju izobraževanja; vodi se v redovalnicah za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa, in sicer po oddelkih, letnikih oziroma skupinah;
10.
evidenca izdanih dokumentov o končanem izobraževanju vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče in prej pridobljeno izobrazbo ter podatke o izdanih spričevalih; vodi se za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa;
11.
evidenca o starših mladoletnih dijakov, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče ter ime in priimek staršev oziroma zakonitih zastopnikov dijaka ter naslov prebivališča oziroma naslov, na katerem so dosegljivi; vodi se po določbah 14. in 16. člena tega pravilnika.
B) Vodenje evidenc
9. člen
(obdobje vodenja evidenc)
(1)
Šola praviloma začne voditi posamezno evidenco z dijakovo prijavo k vpisu v šolo oziroma, ko si pridobi predpisano soglasje.
(2)
Če dijak opravlja samo izpit, se evidenca vodi od prijave k izpitu do konca izpitnega postopka in izdaje javne listine o uspehu pri izpitu.
(3)
Šola preneha voditi evidence:
-
ko dijak konča izobraževanje ali se izpiše ali
-
ko prenehajo razlogi ali namen vodenja evidence, ki se vodi na podlagi soglasja.
(4)
Ko šola zaključi vodenje evidence, sme podatke, vpisane vanje, naknadno dopolnjevati oziroma popravljati le, če se ugotovi, da so vpisani podatki nepopolni ali netočni.
(5)
Če se dijak po prenehanju izobraževanja ponovno vpiše zaradi nadaljevanja izobraževanja, šola lahko uporablja podatke iz obstoječih evidenc oziroma nadaljuje vodenje do izpisa oziroma do konca izpitnega postopka.
10. člen
(oblika evidenc)
(1)
Evidence se vodijo na obrazcih, ki jih predpiše minister, pristojen za srednješolsko izobraževanje (v nadaljevanju: minister).
(2)
Če minister ne predpiše obrazcev evidenc, jih šole lahko same oblikujejo, vendar v skladu z določbami tega pravilnika in zakona.
11. člen
(pogoji vodenja evidenc v elektronskem mediju)
(1)
Dokumentacija se praviloma vodi v elektronski obliki na način, da je omogočen tudi izpis na papir. Če šola vodi dokumentacijo v elektronski obliki v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.
12. člen
(viri podatkov za evidence)
Podatke, ki jih šola vpisuje v evidence, si pridobi iz:
-
javnih listin (spričevala, obvestila, potrdila, rojstnega lista, osebne izkaznice, potnega lista, potrdila o državljanstvu, poročnega lista in podobno);
-
drugih listin (sodni, upravnopravni, javnopravni oziroma civilnopravni akti, učna pogodba),
-
drugih evidenc šole ali drugih upravljavcev zbirk podatkov, v skladu z zakonom;
-
druge šolske dokumentacije (sklepov, zapisnikov, uradnih zaznamkov in drugih uradnih podatkov oziroma aktov šolskih in drugih organov ter strokovnih delavcev šole) in
-
izjav dijaka oziroma njegovih staršev, zakonitih zastopnikov ali pooblaščencev ter drugih oseb, pristojnih za dajanje podatkov.
13. člen
(način pridobivanja podatkov)
(1)
Javne listine šoli izročijo dijak, starši ali zakoniti zastopniki mladoletnega dijaka oziroma oseba, ki jo pooblastijo starši (v nadaljevanju: starši).
(2)
Šola lahko pridobi podatke tudi iz drugih listin, ki jih dobi neposredno ali posredno od izdajateljev teh listin, in sicer sodišč ali upravnih organov ter drugih izvajalcev javnih pooblastil, če je to določeno z zakonom.
(3)
Podatke, ki nastajajo med izobraževanjem, vpisujejo v ustrezne evidence oziroma druge predpisane dokumente neposredno učitelji in drugi strokovni delavci ter osebe, ki jih za to pooblastijo organi šole, v skladu s predpisi.
(4)
Če si šola pridobi podatke iz drugih uradnih evidenc neposredno od upravljavcev teh evidenc, morajo biti s tem seznanjeni dijak in starši mladoletnega dijaka.
14. člen
(postopek pridobivanja podatkov s soglasjem)
(1)
Evidence, ki jih šola lahko vodi le s soglasjem, so:
-
evidenca podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih (v nadaljevanju: športni karton);
-
evidenca o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba (v nadaljevanju: evidenca strokovne pomoči) in
-
evidenca osebnih podatkov o starših oziroma zakonitih zastopnikih mladoletnih dijakov (v nadaljevanju: evidenca staršev).
(2)
Šola začne voditi evidence iz prejšnjega odstavka tega člena, ko si pridobi pisno soglasje staršev oziroma polnoletnega dijaka.
(3)
Soglasje vsebuje vrsto podatkov, način, namen in obdobje njihovega zbiranja ter zakonsko podlago za zbiranje oziroma rabo teh podatkov. Dajalec soglasja (starši ali pa polnoletni dijak) navede ime in priimek in naslov svojega prebivališča ter s podpisom ustrezne izjave na obrazcu potrdi ali zavrne oziroma prekliče soglasje.
(4)
Soglasje lahko da eden od staršev. Če eden od staršev izrecno pisno zavrne soglasje, ni mogoče začeti voditi evidence iz prvega odstavka tega člena, dokler se starša o tem ne sporazumeta.
(5)
Če starši oziroma polnoletni dijak določijo pooblaščenca, ki naj bi zastopal njihove interese v zvezi z izobraževanjem, morajo k soglasju priložiti pisno pooblastilo, v katerem je navedena vsebina in trajanje pooblastila ter podpis pooblaščenca in pooblastitelja.
(6)
Starši oziroma dijak lahko kadarkoli prekliče dano soglasje na enak način, kot so ga dali.
15. člen
(vodenje evidence svetovalne službe)
(1)
Svetovalna služba šole začne voditi evidenco strokovne pomoči, ko začne voditi postopek strokovne pomoči dijaku.
(2)
Če svetovalna služba v skladu z zakonom začne voditi postopek strokovne pomoči brez soglasja staršev, vendar ob soglasju dijaka, mora svojo oceno in dokazila o dejanski ogroženosti dijaka v družini dokumentirati v evidenci.
(3)
Pridobljeni podatki, postopki obravnave in ugotovitve v zvezi s tem so uradna tajnost strogo zaupne stopnje; z njimi razpolaga le svetovalni delavec, ki vodi postopek, in jih trajno varuje kot poklicno skrivnost.
(4)
Vpogled v podatke v tej evidenci je dovoljen dijaku, njegovim staršem, zakonitemu zastopniku ali pooblaščencu, drugim pristojnim organom pa v skladu z zakonom oziroma po nalogu sodišča.
16. člen
(roki za vodenje evidenc s soglasji)