TFL Vsebine / TFLGlasnik

1. UVOD

Notranjerevizijsko poročilo¹ je pisni dokument, pripravljen kot končni rezultat posla notranje revizije². Poročilo predstavlja najbolj kritično in pomembno sestavino vsake aktivnosti notranje revizije, ne glede na velikost, lokacijo in kompleksnost revidiranega posla, procesa ali oddelka.

V praksi opažamo, da so se poročila spreminjala, in sicer od togih, dolgih in včasih tudi dolgočasnih, ki so se delno uporabljala za dokazovanje opravljenega posla, do krajšega in uporabnejšega dokumenta, ki je načrtovan tako, da obravnava potrebe deležnikov. Dobro poročilo zagotavlja, da prejemnik poročila lahko hitro in jasno najde informacije, ki jih potrebuje, in da so tudi uporabne. Vsebuje jasen prikaz pomembnih ugotovitev in priporočil.

V prispevku se osredotočamo na predstavitev zahtev standardov 3 ter dobre prakse pri izdelavi učinkovitega poročila, pri čemer uporabimo kvalitativno raziskovalno metodo analize sekundarnih virov in lastnih opažanj avtorice. Cilj prispevka je predstaviti zahteve in dobro prakso, kaj naj vsebuje in kako napisati učinkovito poročilo. Prav tako so predstavljeni rezultati spletne ankete, ki se je v sloveniji izvajala od decembra leta 2022 do januarja leta 2023.

2. DOLOČBE STANDARDOV 4 O POROČANJU

Standardi ne predpisujejo pričakovanj o vsebini sporočila o poslu. Namesto tega je v standardu 2400 – Poročanje o izidih navedeno:

»Notranji revizorji morajo poročati o izidih poslov.« Omenjeni standard dopolnjuje standard 2410 – Sodila za poročanje, kjer piše: »sporočanje mora vključevati cilje, obseg in izide posla.« Standard 2410.A1 nadalje navaja: »Končno sporočilo o izidih posla mora vsebovati ustrezne ugotovitve ter tudi ustrezna priporočila in/ali načrte ukrepanja. Kadar je to primerno, je treba dati tudi mnenje notranjih revizorjev. Mnenje mora upoštevati pričakovanja poslovodstva, organa nadzora in drugih deležnikov ter mora biti podprto z zadostnimi, zanesljivimi, ustreznimi in koristnimi informacijami.« prav tako standard 2410.A2 sklene:

»Notranje revizorje se spodbuja, da pri poročanju potrdijo tudi zadovoljivo delovanje.«

Standard 2420 – Kakovost sporočil določa: »Sporočila morajo biti točna, nepristranska, jasna, jedrnata, ustvarjalna, popolna in pravočasna.« V pojasnilu k standardu 2420 piše:

• »Točna sporočila so brez napak in popačenj ter natančno povzemajo izhodiščna dejstva.
• Nepristranska sporočila so poštena, objektivna in brez predsodkov ter izhajajo iz pravičnih in uravnovešenih ocen vseh ustreznih dejstev in okoliščin.
• Jasna sporočila so lahko razumljiva in logična brez nepotrebnih strokovnih izrazov in dajejo vse pomembne in ustrezne informacije.
• Jedrnata sporočila so usmerjena v bistvo in se izogibajo nepotrebnim dodelavam, odvečnim podrobnostim, podvajanju in gostobesednosti.
• Ustvarjalna sporočila so koristna za naročnika posla in organizacijo ter vodijo do izboljšav, če so potrebne.
• Popolnim sporočilom ne manjka nič bistvenega /…/ in vsebujejo vse pomembne in ustrezne informacije ter opažanja, ki podpirajo priporočila in ugotovitve.
• Pravočasna sporočila so smotrna in glede na pomembnost zadeve dovolj hitro oddana, da omogočajo vodstvu izvajanje ustreznih popravljalnih ukrepov.«

To pa nam v resnici ne pove, kako je videti dobro oziroma učinkovito sporočilo, prav tako se poročila lahko precej razlikujejo med organizacijami. In ker standardi govorijo o sporočanju (angl. communicate), je verjetno najboljše vprašanje, kaj naj notranji revizor poroča/sporoča (Marks, 2021) in kako napisati dobro oziroma učinkovito poročilo.

3. SESTAVINE NOTRANJEREVIZIJSKEGA POROČILA

Pred poročanjem je pomembno, da so znani cilji, obseg in prejemniki poročila. S tem bo priprava poročila enostavnejša in bo zagotovila ustrezne zaključke oziroma ugotovitve. Tako se v poročila na splošno vključujejo naslednje sestavine (povzeto po AuditBoard, 2020, in Mednarodni standardi, 2017):

• Obseg (obvezno). Vsak posel ima parametre, tj. obseg posla, ki mora biti v poročilu jasno naveden. Prav tako jasno poudarjene morajo biti dodatne omejitve obsega, če obstajajo. Obseg mora vključevati zajeto obdobje, preverjene dokumente itd. Obseg posla v bistvu opredeljuje njegovo širino.
• Cilj (obvezno). Vsak posel se opravi ob upoštevanju glavnega cilja/-ev. Ti cilji so rezultat ocene na podlagi tveganja. V poročilu morajo biti cilji jasno navedeni.
• Ugotovitve (obvezno). Poročilo mora zajemati podrobne ugotovitve, razkrite med potekom posla. Podatke o dejstvih v številkah, zneskih, količini itd. je treba navesti, da se potrdi opazovanje in s tem poudari vpliv ugotovitev. Prav tako je koristno dodati vzorec, preverjen iz celotne populacije, tako da je znana relativna analiza (npr. preverili smo skupno 100 primerov od 1000 in opazili, da so bila dokazila za 50 primerov neustrezna; tako je obstajala 50-odstotna stopnja napake).

Tveganje mora biti tudi jasno navedeno, da lahko bralec hitro dobi predstavo, kaj lahko gre narobe, če se ugotovitve ne popravijo.

• Priporočila in/ali akcijski načrti (obvezno). To so predlagani korektivni ukrepi za zmanjševanje/ublažitev učinka ugotovitev. Pozivajo k ukrepanju glede obstoječih razmer ali k izboljšanju poslovanja. Priporočila lahko predlagajo pristope za popravljanje ali izboljšanje učinkovitosti kot vodnik vodstvu pri doseganju želenih rezultatov. Morajo biti specifična, kratka in natančna. To so korektivni ukrepi, s katerimi se odgovorna oseba strinja in jih namerava izvesti za ublažitev ali nadzor ugotovljene ugotovitve. Če odgovorna oseba sprejme tveganje in se odloči, da ne bo ukrepala, je treba to razkriti. Ti akcijski načrti so vhodni podatki za nadaljnje preglede v prihodnosti.

Akcijski načrti morajo jasno vključevati časovnice in lastnike ukrepov.

• Mnenje (kadar je to primerno). Standard 2410 v Pojasnilu razloži, kaj je mnenje: »Mnenja na ravni posla so lahko ocene, ugotovitve ali drugi opisi izidov. Tak posel je lahko povezan s kontrolami posebnih postopkov, tveganj ali poslovne enote. Za oblikovanje takšnih mnenj je treba proučiti izide posla in njihovo pomembnost.«

Obvezne sestavine iz prejšnjega odstavka so v poročilo vključene v različnih razdelkih (delno povzeto po Wafa, 2016):

• naslovna stran: naziv organizacije, podatki za stik, naslov posla, mesec in leto, v katerem je bilo izdano poročilo, podatki za stik s prejemniki itd.;
• kazalo vsebine (običajno stran, ki sledi naslovni strani): kratek naslov vsakega razdelka in pododdelka skupaj z ustreznimi številkami strani;
• povzetek: kratek del (jasen, jedrnat in preprost) pred začetkom podrobnega poročila, ki povzema cilj, obseg, ugotovitve, priporočila in akcijske načrte v minimalnem obsegu; povzetek obsega predvidoma eno ali dve strani; izogibati se je treba dolgim stavkom in gostobesednosti; če je mogoče, naj se uporabijo številke, odstotki itd.; naslovi v povzetku naj bodo enaki tistim iz podrobnega poročila; ta razdelek ne bi smel poudarjati le neskladnosti, ampak bi moral vključevati tudi pozitivne vidike; prav tako je treba jasno poudariti morebitne omejitve obsega in nesoglasja med usklajevanjem; konča se lahko s splošnim zaključkom/mnenjem; povzetek naj bo samostojen in naj podpira cilje posla, če je edini del dokumenta, ki bo prebran;
• podrobno poročilo: na splošno mora podrobneje opisati cilj, obseg in morebitne omejitve obsega, navesti obdobje, v katerem je bil opravljen posel, ter napotke o opravljenem poslu itd. v tem delu poročila se tudi podrobneje predstavijo vsa opažanja – priporočljivo je, da vključujejo t. i. 5C:5 sodilo, stanje, vzrok, posledica (tveganje) in priporočila za popravljalne ukrepe. Lahko vključuje tudi izjavo, da je bil posel izveden v skladu s standardi.

Celoten članek je dostopen za naročnike!