TFL Vsebine / TFLGlasnik

1 Uvod

Pojem sistem oziroma sestav izhaja iz latinskega oziroma grškega "systema" in je že dolgo prisoten v strokovni literaturi pa tudi v našem vsakdanjem življenju. Srečujemo ga zlasti v strokovnih sestavkih, seminarskih nalogah, diplomah in disertacijah. Uporabljamo ga že skoraj samodejno, pogosto brez večjega razmišljanja ob predpostavki, da je vsem razumljivo, kaj pomeni. To pa omogoča, da ga včasih uporabljamo tudi površno ali pa za napačen namen.

Sistemska teorija zajema interdisciplinarno proučevanje sistemov s ciljem opredelitve načel, ki se lahko uporabijo v različnih sistemih. Zanjo so značilni pojmi sistemsko razmišljanje, ki je bilo poznano že v antiki, ter sistemski pristop, ki je pomemben napredek doživel v 19 stoletju. Del sistemske teorije predstavlja kibernetika, ki se ukvarja z obnašanjem tehničnih in družbenih sistemov. ^[1]

Pri tem je koristno ločiti sistematiziranje od sistemiziranja . Prvi pojem pomeni urejanje določenega področja po ustreznih pravilih, drugi pomeni urejanje, združevanje in razdruževanje sistemov (Bergant, 2011, 73).

Namen sestavka je opredeliti vsebino pojma sistemskega pristopa in z njim povezanimi različicami s primeri iz prakse.

2 Opredelitev sistema

V teoriji sistemov je sistem (angl.: system) opredeljen kot skupek med seboj povezanih elementov ali komponent, ki delujejo skupaj za izpolnitev določenega skupnega cilja (Kukoleča, 1972). Lahko ga predstavljamo kot organizirano celoto, sestavljeno iz delov, ki so medsebojno povezani in odvisni drug od drugega. Ti deli lahko vključujejo ljudi, stroje, procese, informacije, izdelke ali storitve. Zato ločimo številne vrste sistemov (Bergant, 2011).

Sistemi se lahko pojavljajo v različnih oblikah in v različnih okoljih, kot so naravni sistemi (npr. ekosistemi), tehnični sistemi (npr. stroji, računalniki) in družbeni sistemi (npr. organizacije, politični sistemi). Sistemi so pogosto opisani kot dinamični, saj se lahko spreminjajo v odzivu na notranje in zunanje dejavnike, če so odprtega tipa.

V nadaljevanju se bomo omejili na pojem organizacijski sistem, s katerim se srečujemo predvsem v poslovno-organizacijskih vedah, kjer gre predvsem za razmerja med ljudmi. Pri tem je treba opozoriti na nekatere pomembne lastnosti vsakega organizacijskega sistema:

• lahko ga združujemo v nadsistem oziroma suprasistem, znotraj katerega se nahaja in ki mu je v določeni meri nadrejen;
• lahko ga razdružujemo v podsisteme oziroma podsestave (sub-systems), ki se nahajajo znotraj njega in pomenijo tehnološko oziroma organizacijsko celoto;
• lahko ga delimo na delne sisteme, ko proučujemo sistem z različnih vidikov.

Temeljna značilnost organizacijskih sistemov je, da skozi njihov proces iz vložkov (vhod) nastajajo izložki(izhod).Izložek kot povratna informacija pa vpliva tudi na vložek. Končni cilj vsakega organizacijskega sistema, je tudi skupni cilj njegovih elementov. Organizacijskega sistema brez skupnega cilja ni, lahko je samo sistem v razpadanju.

3 Opredelitev sistemskega pristopa

Bistvo sistemskega pristopa (angl.: systemic approach) je v izvajanju zahtev splošne teorije sistemov, ^[2] po kateri je treba vsak predmet v procesu preučevanja obravnavati kot velik in kompleksen sistem in hkrati kot element bolj splošnega sistem. Sistemski pristop je torej način gledanja na zapletene težave ali pojave s proučevanjem in razumevanjem le-teh kot sistema, sestavljenega iz medsebojno povezanih delov, ki sodelujejo pri doseganju skupnega cilja. ^[3]

Pri tem je pomembno, da se relativno neodvisne komponente ne obravnavajo ločeno, ampak v njihovi medsebojni povezanosti, v razvoju in gibanju. Ko se ena komponenta sistema spreminja, se spreminjajo tudi druge. To nam omogoča, da prepoznamo integrativne lastnosti sistema in kakovostne značilnosti, ki jih ni v posameznih elementih, ki sestavljajo sistem. Tak pristop upošteva, da vedenja sistema kot celote ni mogoče v celoti razumeti tako, da gledamo samo na posamezne dele, temveč zahteva razumevanje razmerij in interakcij med temi deli in okoljem (Thakur, 2023). Zahteva torej obravnavo nekega področja z različnih vidikov.

Sistemski pristop torej temelji na celostni viziji predmetov ali procesov, ki se preučujejo in se zdi najbolj vsestranska metoda raziskovanja in analize kompleksnih sistemov.

Sistemski pristop lahko uporabljamo na številnih področjih, vključno z inženiringom, upravljanjem, ekonomijo, biologijo in ekologijo. Vključuje več ključnih elementov, kot so:

1. prepoznavanje meja sistema in komponent, ki ga sestavljajo;
2. preučitev odnosov in interakcij med komponentami sistema;
3. analiza vedenja sistema kot celote;
4. razumevanje, kako na sistem vplivajo zunanji dejavniki in kontekst;
5. povratne zanke in druge oblike samoregulacije znotraj sistema.

Sistemski pristop omogoča pridobiti bolj celovito (holistično) razumevanje in proučevanje zapletenih pojavov ter določiti potencialne rešitve ali ukrepe, ki lahko izboljšajo delovanje sistema kot celote. ^[4]

Zato je pomembna delitev na podsisteme in delne sisteme, ki ni samo semantičnega značaja, čeprav lahko oba obravnavamo kot sistema. ^[5] Pri podrobnejši obravnavi gre namreč za vsebinske razlike v okviru sistemskega pristopa, ki jih bomo obravnavali v nadaljevanju.

4 Opredelitev delnega sistema

Najprej moramo ugotoviti, da pojem delnega sistema ni široko uporabljan pojem, njegov pomen je lahko tudi različen od namena uporabe (na primer v matematiki). To je še dodaten razlog za njegovo, nekoliko poglobljeno obravnavo. Ocenjujemo namreč, da je korist njegove uporabe v poslovno-organizacijskih vedah lahko izredno velika, saj omogoča poenostavitev kompleksnega sistema v bolj obvladljive komponente.

Do delnega sistema (angl.: partialsystem) pridemo tako, da odmislimo tiste povezave in sestavine sistema, ki nas v trenutku opazovanja ne zanimajo (Gričar, 1985, 63). To pomeni, da gledamo celotni sistem skozi posebno prizmo. To lahko primerjamo z rentgensko sliko človeškega telesa, ki še vedno kaže celotno telo, vendar samo njegov delni sistem – okostje. Prav tako sta delna sistema človeškega telesa na primer živčevje in krvni obtok. Delni sistem je torej lahko koristen, če proučujemo poseben vidik nekega sistema v do neke mere poenostavljeni obliki.

Šubrt (2015,4) govori o procesu funkcionalne diferenciacije moderne družbe, ki je sestavljena iz heterogenih, toda enakih delov, ki so razmeroma neodvisni in se imenujejo družbeni delni sistemi.

Modeli na podlagi delnih sistemov pomenijo poskus pridobivanja rezultatov brez popolnega poznavanja notranjega delovanja sistema (Khan, Moin, 2020,7).

Glede na povedano je treba pojasniti še pojem podsistema (angl.:subsystem), ki je, prav tako kot delni sistem, tudi del večjega sistema. Zato se v praksi oba pojma pogosto zamenjujeta, kar pa zmanjšuje njuno izrazno moč in nujno daje nekoliko površen opis dejanskega stanja.

Razliko v njunem pomenu bomo ilustrirali s pojmi v tabeli 1.

Tabela 1: Razmerja med podsistemom in delnim sistemom

Ad 1)

Delček in košček pomenita podobno stvar, vendar obstaja nekaj razlik v njunem pomenu. Košček se nanaša na majhen del nečesa, ki je običajno trden in ima določeno obliko (npr. majhen kos hrane, papirja ali kamenček). Gre lahko za opis majhnih kosov, ki so se odcepili od nečesa večjega, so naključni in običajno nepomembni.

Delček se prav tako nanaša na majhen del nečesa, vendar ni nujno trden in je lahko brez oblike. Običajno se uporablja za bolj natančen opis delov nečesa, ki sestavljajo celoto. Na primer: na krožnik smo dobili košček torte, ne vemo pa, če je to ustrezen delček (na primer ena desetina), ki smo ga želeli. Pri delčku torej praviloma pomislimo tudi na celoto, ki pa nas pri koščku ne zanima (npr. delček slike, delček skale, delčki letala po strmoglavljenju, delček informacij).

Če posamezne koščke povežemo v celoto, postanejo njeni delčki, ki skupaj ustvarijo neko vrednost, ki ni samo vsota vrednosti vsakega od njih (Kiauta, 2016, 12).

Ad 2)

Modularnost načeloma pomeni razdelitev sistema na manjše, samostojne sestavne dele (module). ^[6] Moduli so lahko ločeni in zamenljivi in so neodvisni drug od drugega, kar omogoča lažje vzdrževanje in nadgradnjo sistema (npr. lunarni modul, ki je ločen od dela z motorjem in gorivom, modul v programski opremi itd.).

Nemodularnost je značilnost sistema, kjer so elementi tesno povezani, niso jasno ločeni in so odvisni drug od drugega. Sprememba enega elementa sistema praviloma pomeni spremembo celotnega sistema, kar lahko povzroči velike težave. To je po osnovni opredelitvi tudi ena od temeljnih značilnosti delnega sistema.

Ad 3)

Del sistema deluje samostojno, vendar je hkrati del večjega sistema. To je torej podsistem, kar pomeni, da ima določeno funkcionalnost ali namen, ki ga opravlja samostojno, obenem pa prispeva k delovanju celotnega sistema. V človeškem telesu so podsistem na primer: roka, noga, glava. Vsak podsistem opravlja specifične funkcije, hkrati pa sodeluje z drugimi podsistemi, da se zagotovi učinkovito delovanje celotnega sistema. Podsistem se lahko pojavi na različnih ravneh sistema, odvisno od kompleksnosti in obsega sistema.

Podmnožica sistema (angl.:subset of a system) je pravi delni sistem (angl.;partial system). Vsebuje samo del (podmnožico) komponent večjega sistema, ker je usmerjen v proučevanje samo v en del komponent sistema oziroma samo v eno lastnost sistema. Tako omogoča poenostavitev kompleksnega sistema v njegov bolj obvladljiv del, saj pri tem odmislimo druge komponente. Ta del spet lahko nadalje proučujemo kot sistem, lahko pa ga delimo na naslednje delne sisteme, če ga proučujemo z vidika njegovih posameznih lastnostih.

Posebno je pomembna uporaba delnih sistemov v okviru poslovnega sistema, na primer podjetja. Med prvimi je pri nas o tem pisal Kajzer (Kajzer, Marn, 1985, 39), kjer so vse komponente poslovnega sistema obravnavane s treh vidikov (delnih sistemov), to je upravljavskega, informacijskega in izvajalnega. Podrobneje jih je kasneje obravnaval Turk (1978), vendar jih je imenoval podsisteme.

Če torej opredelimo nek sistem kot delni sistem, pomeni, da proučujemo njegove komponente na podlagi samo ene njegove lastnosti, ki pa prežema celoten sistem, torej vse njegove komponente. Vsaka komponenta sistema torej istočasno pripada vsem trem sistemom, vendar z različno stopnjo pripadnosti (Kajzer; Marn, 1985, 39). To kaže na dejstvo, da so meje med delnimi sistemi mehke (angl.: fuzzy). Zato jih »sodobni sistemski koncepti obravnavajo kot celoto treh odprtih mehkih delnih sistemov« (Potočan, 1999, 16).

Če pa neki sistem opredelimo kot podsistem, pomeni, da proučujemo en sam, samostojen del sistema, torej le del njegovih komponent, ki pa niso značilne za celoten sistem oziroma za druge podsisteme.

5 Uporaba delnega sistema

Uporaba delnega sistema je načeloma oblika sistemskega pristopa, ki omogoča poenostavitev sistema in podrobnejšo obravnavo njegovih posameznih lastnosti.

Temeljna uporaba delnih sistemov je običajno na ravni celotnega poslovnega sistema. Tedaj govorimo o treh delnih sistemih: izvajalnem, informacijskem in upravljavskem. ^[7] Vsak od njih ima svoj vložek in izložek (npr. Bergant, 2010, 45).

S pomočjo delnih sistemov pa lahko obravnavamo tudi posamezne temeljne poslovne funkcije. ^[8] Tako vsako lahko gledamo z izvajalnega, informacijskega in poslovodnega vidika. Zato lahko ločimo temeljne poslovne funkcije ki so delni sistemi, od njihovih organizacijskih enot, ki so podsistemi. Tako na primer ločimo finančno funkcijo od finančne službe, kadrovsko funkcijo od kadrovske službe itd.

S pomočjo delnih sistemov lahko proučujemo tudi povezanost temeljnih poslovnih funkcij v podjetju. Z vidika informacijskega sistema je tak primer podan v Bergant (2010, 97‒99).

Trije vidiki (delni sistemi) omogočajo tudi celovitejšo opredelitev poslovodenja (managementa) v podjetju (npr. Bergant, 2010, 330‒333).

Posebno je pomembno ločiti računovodski informacijski sistem (v splošnem: računovodstvo), ki je delni sistem, od računovodske službe, ki je podsistem in v kateri se ne morejo opravljati vse naloge računovodstva. ^[9]

Posebno je pomembno, da nalog posamezne temeljne poslovne funkcije ne moremo izčrpno predstaviti, če jih ne zajamemo z vseh treh vidikov. Obravnavanje nalog v poslovnem sistemu je torej naslednji primer uporabe delnih sistemov. ^[10]

Posebej lahko z delnimi sistemi obravnavamo tudi vse tri delne sisteme poslovodnega sistema. Tak je primer obravnavanja računovodskega delnega sistema z vseh treh vidikov (Bergant, 2010, 398).

Naloge posamezne funkcije je možno celovito predstaviti tudi s podrobnejšo opredelitvijo opravil, seveda spet z vidika izvajanja, informiranja in poslovodenja. ^[11]

Pri tem naj opozorimo na določila točk 7.4 do 7.6 v Pravilih skrbnega računovodenja (PSR, 2016), ki zahtevajo ločevanje nalog v odločevalnem, izvajalnem in informacijskem sistemu. Teh določil ni možno upoštevati brez ustrezne opredelitve teh nalog v posameznem podjetju z vidika delnih sistemov.

Zato lahko taka nejasna določila povzročajo ne samo težave v organiziranju računovodstva in računovodske službe v podjetjih , temveč tudi pri izvajanju poslanstva računovodstva sploh. S tem pa je neposredno podana nevarnost prevarantskega poročanja. ^[12] To pomeni, da so taka določila povsem v nasprotju z namenom njihovega oblikovanja.

Z vidika delnih sistemov (vidikov) lahko obravnavamo tudi posamezne procese. Vsak izvajalni del temeljnih poslovnih funkcij lahko obravnavamo z izvajalnega, informacijskega in poslovodnega vidika. Tako lahko na primer v okviru izvajalnega dela računovodstva podrobneje obravnavamo proces knjigovodenja (Bergant, 2010, 186), predračunavanja (istotam, 195), analiziranja (istotam, 197) in nadziranja (istotam, 200).

Koristno je obravnavati procese tudi z vidika njihove kakovosti. Primer za obravnavanje kakovosti računovodskega informacijskega sistema je v Bergant (2010, 451).

Prav tako je možno uporabiti delne sisteme v okviru organiziranja procesov. Primer za organiziranje računovodenja je podan v Bergant (2010, 453).

Pristop z delnimi sistemi je prisoten tudi v Kodeksu poslovno finančnih načel (KPFN,2001), kjer so posamezna finančna področja obravnavana z vseh treh vidikov. Pri tem so v vsakem poglavju posebej obravnavane tudi naloge finančne službe kot podsistema finančne funkcije.

Enak pristop je uporabljen v Kodeksu načel notranjega poročanja (KNNP,2015), kjer so vsa načela obravnavana z vseh treh vidikov. ^[13]

Podobno je strukturiran tudi Kodeks poklicne etike poslovnega finančnika (KPEPF,2001), ki posebej obravnava etičnost odločanja, informiranja in izvajanja finančne funkcije. ^[14]

6 Sklep

Zgornja izvajanja potrjujejo zlasti:

1. pomembnost uporabe sistemskega pristopa pri proučevanju pojavov in procesov, predvsem v okviru poslovno-organizacijskih ved;
2. možnost in potrebo po razlikovanju dveh temeljnih pristopov, to sta podsistem in delni sistem;
3. široko in koristno uporabo pristopa z delnimi sistemi, ki omogoča tako poenostavljanje kompleksnih sistemov kot tudi podrobnejše proučevanje poslovnih stanj in procesov.

Seveda ni napačno tudi delne sisteme imenovati kot sisteme, če pa jih opredelimo kot podsisteme, je treba obenem poudariti njihove posebne značilnosti, ki omogočajo nadaljnje proučevanje. Le-to je namreč lahko uspešno samo, če upoštevamo temeljne značilnosti delnih sistemov.

7 Literatura

1. Bergant, Živko (2010). Organiziranje računovodstva v povezavi s finančno funkcijo. Ljubljana: Inštitut za poslovodno računovodstvo pri Visoki šoli za računovodstvo.
2. Bergant, Živko (2011). Kaj je delni sistem? Poslovodno računovodstvo št. 4/2011.
3. Bergant, Živko (2021). Accountancy and social responsibility. Cham: Palgrave Macmillan, Springer.
4. Bohinc, Lea Šugman (2000). Kibernetika spremembe in stabilnosti v kontekstu svetovalnega in terapevtskega dela s klientskim sistemom. Psihološka obzorja št. 9/2000. http://psiholoska-obzorja.si/arhiv_clanki/2000_2/sugman-bohinc.pdf .
5. Gričar, Jože (1985). Ekonomika računalniškega obravnavanja podatkov. Ljubljana: ZRFRS.
6. Kajzer, Štefan in Marn, Ferdinand (1985). Organizovanje informacionog sistema kao sastavni deo poslovnog sistema. Zbornik I. jugoslovanskega posvetovanja o ekonomiji in organiziranju informacijskih sistemov. Bled, 1985, str. 35–47.
7. Khan, Moin (2020). MODELS, THEORY & SYSTEMS ANALYSIS IN GEOGRAPHY https://old.amu.ac.in/emp/studym/100000846.pdf .
8. Kiauta, Marko (2016). Vodenje kakovosti za trajnostni razvoj.Poslovodno računovodstvošt. 4/2016).
9. KNNP (2015). Kodeks načel notranjega poročanja.Ljubljana : Inštitut za poslovodno računovodstvo pri Visoki šoli za računovodstvo in Zveza ekonomistov Slovenije.
10. KPEPF(2001). Kodeks poklicne etike poslovnega finančnika. Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo. https://si-revizija.si/datoteke/splosno/698/fin-Kodeks_poklic_etike_pf.pdf .
11. KPFN(2001). Kodeks poslovnofinančnih načel. Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo. https://si-revizija.si/datoteke/splosno/573/fin-kodeks_posfin_nacel-celotno.pdf .
12. Kukoleča, Stevan (1872). Osnovi teorije organizacionih sistema. Beograd: Privredno finansijski vodič.
13. Parnas, D. Lorge (2018). On the criteria to be used in decomposing systems into modules. Carnegie Mellon University. Journal contribution. https://kilthub.cmu.edu/articles/journal_contribution/On_the_criteria_to_be_used_in_decomposing_systems_into_modules/6607958 .
14. Potočan, Vojko (1999). Sistem standardnih odločitvenih procesov v podjetju. Doktorska disertacija. Ekonomsko poslovna fakulteta Maribor.
15. PSR (2016). Pravila skrbnega računovodenja. Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo. https://si-revizija.si/datoteke/standardi/1508/psr-2016.pdf .
16. Steels, Luc (1979). General properties of natural language processing systems. https://clinjournal.org/archive-papers/steels_1979_general_properties_of_natural_language_processing_systems.pdf .
17. Šubrt, Jiři (2015). The Society in Systemic Perspective: An Integrated Whole, or a Multicentric World? V: Bonazzi Michelle, Di Simone Valentina (2015): Redesigning Worldwide Connections. Cambridge Scholars Publishing https://www.cambridgescholars.com/resources/pdfs/978-1-4438-8380-1-sample.pdf .
18. Thakur, Dinesh (2023). What is Systems Approach? Definition and Meaning.  https://ecomputernotes.com/mis/information-and-system-concepts/systemsapproach .
19. Tigerdor (2021). Na kakšnem načelu temelji sistemski pristop? Osnovni koncepti sistemskega pristopa. https://tigerdoor.ru/sl/vannaya/na-kakom-principe-osnovan-sistemnyi-podhod-osnovnye-ponyatiya/ .
20. Turk, Ivan (1978). Podatki in informacije v poslovnem sistemu. Ljubljana: ZRFRS.