V trgovinskih podjetij se ob zaposlitvi za vsakega novega delavca ustvari poseben uporabniški račun za blagajno, ki vključuje unikatno kombinacijo uporabniškega imena in gesla. Ta račun je ključen za nadzorovanje dostopa do blagajniškega sistema, saj omogoča sledenje transakcijam, odgovornost za manipulacijo s sredstvi ter vzdrževanje varnosti poslovnega okolja. Po prenehanju zaposlitve se ta račun iz varnostnih razlogov ukine, da se prepreči morebiten neavtoriziran dostop. S tem se zagotovi varno in transparentno upravljanje blagajniškega sistema ter skladnost s predpisi, obenem pa se zavarujejo občutljive informacije in preprečijo morebitne zlorabe po prenehanju delovnega razmerja.
Raziskovalna tema obravnava postopke ukinjanja računov ob prenehanju zaposlitve v podjetju, ki se ukvarja s prodajo čevljev, s poudarkom na proučevanju prakse, pravočasnosti, pregledih računov ter identifikaciji potencialnih izboljšav v sodelovanju med revizorjem in drugimi oddelki v podjetju.
Namen raziskave je ugotoviti, kako se v podjetju izvaja postopek ukinjanja računov ob prenehanju zaposlitve delavca, z osrednjim ciljem razumevanja pravočasnosti ukinjanja, pregleda računov ter morebitnih izboljšav v procesu, ter kako sodelovanje med revizorjem in drugimi oddelki prispeva k učinkoviti izvedbi tega postopka.
Cilji raziskave so naslednji:
a) C1: Pregled literature s področja ukinjanja računov ob prenehanju zaposlitve.
b) C2: Razumevanje postopkov ukinjanja računov ob prenehanju zaposlitve v izbranem podjetju.
c) C3: Identifikacija ključnih izzivov in priložnosti v zvezi z ukinjanjem računov delavcev ob prekinitvi zaposlitve.
d) C4: Analiza in ocenjevanje učinkovitosti sodelovanja med revizorjem in kadrovsko službo v kontekstu ukinjanja računov ter predlaganje morebitnih izboljšav.
e) C5: Pridobivanje konkretnih informacij o praksi v podjetju s pomočjo intervjuja s poslovodjo ene izmed poslovalnic.
f) C6: Identificirati vsaj tri ključna področja v postopkih ukinjanja računov, kjer se kažejo potrebe po izboljšavah, s čimer želimo prispevati k optimizaciji, večji učinkovitosti ter boljši usklajenosti med revizorjem in kadrovsko službo v podjetju.
Kot določa 5. člen Zakona o davčnem potrjevanju računov, račun, ki ga zavezanec oziroma blagajničar izda kupcu, mora poleg podatkov, ki so določeni s predpisi, ki urejajo davek na dodano vrednost in davčni postopek, vsebovati še naslednje podatke (ZDavPR, Ur. l. RS, št. 57/2015):
Pogosto je zaščitna oznaka izdajatelja računa povezana z uporabniškim imenom in geslom blagajničarja.
V trgovinskih podjetij se ob zaposlitvi za vsakega novega delavca ustvari poseben uporabniški račun za blagajno, ki vključuje unikatno kombinacijo uporabniškega imena in gesla. Ta račun je ključen za nadzorovanje dostopa do blagajniškega sistema, saj omogoča sledenje transakcijam, odgovornost za manipulacijo s sredstvi ter vzdrževanje varnosti poslovnega okolja. V sodobnem digitalnem svetu je ustvarjanje uporabniških računov ključnega pomena za omogočanje dostopa do različnih informacijskih virov in storitev.
Ustvarjanje uporabniškega računa je nujni korak za omogočanje individualnega dostopa do informacijskih sistemov in storitev. Glavni razlogi za ustvarjanje uporabniškega računa so (Krstić, 2013: 24-26):
Skupaj s temi razlogi ustvarjanje uporabniških računov postaja ključni del vsakodnevnih informacijskih praks v organizacijskem okolju, ki zagotavlja varnost, učinkovitost ter prilagodljivost delovnih procesov.
Pri ustvarjanju uporabniškega računa se zahtevani osebni podatki lahko razlikujejo glede na specifične potrebe in politike posameznega podjetja. Čeprav se zahtevani podatki lahko razlikujejo, pa so določeni podatki, kot sta davčna številka in enotna matična številka občana (EMŠO) skoraj vedno obvezni (Zirnstein, 2022).
Zahteva po EMŠO in davčni številki predstavlja ključni korak v procesu ustvarjanja uporabniškega računa, saj omogoča podjetju učinkovito identifikacijo posameznika in zagotavljanje varnosti. Davčna številka služi kot edinstven identifikator posameznika v davčnih evidencah, medtem ko EMŠO zagotavlja edinstveno identifikacijo vsakega državljana v Sloveniji. S pridobitvijo teh podatkov podjetje vzpostavi trdno podlago za preverjanje identitete bodočih zaposlenih (Zirnstein, 2022).
Pridobitev osebnih podatkov, kot sta davčna številka in EMŠO, predstavlja ključno orodje za zagotavljanje varnosti in integritete podjetja. Z njimi podjetje preprečuje morebitne zlorabe ter zagotavlja, da njegovo osebje ustreza določenim standardom zanesljivosti in integritete, kar ima pozitiven vpliv na zaupanje strank in ugled podjetja (Zirnstein, 2022).
Po prenehanju zaposlitve se uporabniški račun iz varnostnih razlogov ukine, s čimer preprečimo neavtoriziran dostop. S tem se zagotovi varno in transparentno upravljanje blagajniškega sistema ter skladnost s predpisi, obenem zavarujemo občutljive informacije in preprečujemo morebitne zlorabe po prenehanju delovnega razmerja.
Kot pravi 77. člen Zakona o delovnih razmerjih, pogodba o zaposlitvi preneha veljati (ZDR, Ur. l. RS, št. 136/2023):
Prenehanje veljavnosti pogodbe o zaposlitvi je eden izmed ključnih razlogov za ukinjanje računa delavca. Skladno s tem, delavec zgubi pravice, ki jih je imel, preden je pogodba o zaposlitvi nehala veljati. Vse minimalne pravice delavcev so določene v Zakonu o delovnih razmerjih, ki je temeljni vir na področju delovnega prava. Nekatere izmed njih so naslednje:
Na podlagi tega lahko sklepamo, da delavec izgubi vse navedene pravice v trenutku, ko njegov račun preneha obstajati oziroma ko je ukinjen.
Izbris uporabniškega računa v podjetju običajno izvaja informacijska ali računalniška služba, odvisno od velikosti in organizacijske strukture podjetja. Postopek izbrisa računa se običajno izvede preko upravljanja s sistemom ali administrativnega orodja, ki omogoča upravljanje uporabniških računov (Krstić, 2013: 27-29). Postopek izbrisa uporabniškega računa je pogosto naloga uprave podjetja v sodelovanju s kadrovsko službo v podjetju, kar je spet odvisno od velikosti in organizacijske strukture podjetja.
Upravljanje dostopov in revizija upravljanja dostopov je zahteven proces in vsebuje (Gregory, 2020: 568–576):
V določenih primerih se soočamo s situacijami, ko se ohrani uporabniški račun, čeprav delavec začasno ne opravlja delovnih obveznosti v okviru podjetja. Takšne situacije se pogosto pojavljajo v kontekstu različnih oblik odsotnosti, ki vključujejo bolniško odsotnost, premestitve ali izmenjave, dopust ter pričakovanje prihodnjega dela, zlasti v primerih študentskega dela, do poteka veljavnosti študentske napotnice (Deichmann, 2024).
Ukinjanje uporabniških računov v podjetju se lahko izvede iz različnih razlogov, ki vključujejo prenehanje zaposlitve, da se prepreči nepooblaščen dostop do informacij in sistemov podjetja, lahko se njegov uporabniški račun ukine po končanju projekta ali naloge, saj več ne potrebuje dostopa do določenih virov in storitev. Če delavec spremeni svojo vlogo ali raven odgovornosti v podjetju, se lahko njegov uporabniški račun prilagodi ali ukine, da se odražajo nove potrebe ali omejitve dostopa. Tudi v primeru sumov na zlorabo ali kršitve varnosti informacij se lahko uporabniški računi ukinejo za preprečevanje nadaljnjih tveganj in zaščito informacijskih virov podjetja. Spremembe v organizacijski strukturi so tudi eden izmed razlogov za ukinjanje ali prilagajanje uporabniških računov zaposlenih (Deichmann, 2024).
Raziskovalno vprašanje se osredotoča na način, kako se v podjetju izvaja proces ukinjanja računov ob prenehanju zaposlitve, z osrednjim poudarkom na pravočasnost ter kakšno vlogo ima pri tem sodelovanje med revizorjem in kadrovsko službo oziroma upravo:
Za raziskavanje učinkovitosti ukinjanja računov ob prenehanju zaposlitve delavcev v izbranem podjetju je uporabljena kvalitativna metoda.
Podatki so zbrani s pomočjo polstrukturiranega intervjuja s poslovodjo ene izmed poslovalnic podjetja v sodelovanju z IT (informacijska tehnologija) strokovnjakom. Vprašalnik vsebuje 15 vprašanj. Intervju je bil izveden v mesecu marcu 2024 v pisarni poslovalnice. Intervju je bil posnet in narejen je bil transkript v soglasju z intervjuvanko in intervjuvancem. Usmeritvena vprašanja intervjuja so:
Na sliki 1 je prikazan model raziskave, ki predstavlja seštevek teoretične analize skupaj z analizo intervjuja, kot posnetek stanja v praksi ter z ugotovitvami o potrebah po izboljšavah v analiziranih procesih.
Slika 1: Model raziskave
Vir: Lastni prikaz
Kot je razvidno iz slike 1, je potrebno določiti cilje raziskave ter postopke za doseganje slednjih. Na podlagi pridobljenih rezultatov je v zaključnem delu oblikovano še poročilo, ki zajema pridobljena znanja, rezultate raziskave ter teorijo.
Podatki so analizirani z natančno transkripcijo posnetega intervjuja, kjer so dosledno preneseni vsi izrečeni stavki in besede. Nato se analiza osredotoča na identifikacijo ključnih besed, vzorcev in poudarkov, ki omogočajo celovito razumevanje praks ukinjanja računov v podjetju in vlogo sodelovanja med revizorjem ter kadrovsko službo.
Povzetek odgovorov in razprava v petnajstih točkah intervjuja o ukinjanju informacijskih računov oz. uporabniških prijav (Username):
V tabeli 1 pa so prikazani rezultati po sklopih vprašanj, kot tudi razprava o pridobljenih rezultatih.
Tabela 1: Rezultati in razprava
Vprašanje |
Rezultat |
Razprava |
Postopek ukinjanja računov |
Ukinjanje računov v izbranem podjetju v zadnjih 5 letih je bilo pravočasno, v skladu s pravnimi smernicami, kot tudi internimi akti podjetja, in niso bili zaznani nobeni spori. Za vse poslovalnice v Sloveniji se proces ukinjanja računov izvaja pod vodstvom IT strokovnjakov v upravi v Ljubljani, skupaj z IT strokovnjaki v Avstriji. |
V izbranem podjetju je postopek ukinjanja računov rutinski, ne posvečajo mu prevelike pozornosti, saj se ukinjanje računov ne dogaja pogosto zaradi nizke fluktuacije delavcev v podjetju. Največja fluktuacija se pojavi med študenti, vendar v teh primerih ni potrebe po vračilu opreme, saj študenti ne opravljajo del, ki bi zahtevala tovrstno opremo. Za ukinjanje računov je potreben le potek veljavnosti študentske napotnice ali obvestilo iz kadrovske službe, da študent ne bo več opravljal dela. |
Sodelovanje med oddelki |
Postopek ukinjanja računov se izvaja skrbno in v skladu s pravnimi smernicami ter internimi akti podjetja, pri čemer sodelujejo IT strokovnjaki tako v Sloveniji kot tudi v Avstriji. Kljub temu, da je ukinjanje računov rutinski postopek, ga podjetje izvaja natančno, pri čemer sodelujejo različni oddelki, kot so kadrovska služba, služba za »plače«, računovodstvo in IT oddelek, kar zagotavlja učinkovito in usklajeno delovanje. |
Bilo bi koristno bolj poglobljeno preučiti možnosti avtomatizacije ali poenostavitve tega postopka, da bi se izboljšala učinkovitost in zmanjšala administrativna bremena. Prav tako bi bilo smiselno redno pregledovati sodelovanje med oddelki, da bi se identificirale morebitne možnosti za izboljšave in optimizacijo procesa. |
Revizijski proces |
Postopek revizije računov se izvaja s poudarkom na preverjanju dostopov glede na funkcije zaposlenih. Doslej niso zabeleženi primeri pozabljenih računov, kar kaže na učinkovitost sistema sledenja ter pravilne izvedbe postopkov ukinjanja računov. |
Pričakovali smo, da revizija na tem področju zahteva več dela, vendar se na ta postopek gleda bolj kot na rutinsko opravilo. Čeprav nismo zasledili zahtev po poglobljeni analizi, opažamo izjemno pomembnost postopka v podjetju. Dosedanji izsledki dokazujejo, da ni nesporazumov ali sporov na tem specifičnem področju. Obstajajo dokazi, ki kažejo na prevzem nalog s strani zaposlenih z resnostjo in odgovornostjo, kar dodatno potrjuje pomen tega procesa v organizaciji. |
Tehnični vidik in avtomatizacija |
V podjetju je vzpostavljen sistem, ki sistematično prikazuje informacije o vsakem zaposlenem. Zeleno ozadje v vrstici označuje veljavnost pogodbe, oranžno odpovedni rok, medtem ko rdeča barva signalizira zamudo pri ukinjanju računa. Ko se račun ukine, se informacije o bivšem zaposlenem avtomatično prenesejo v predal zgodovine zaposlenih, skupaj s številko uporabniškega računa, ki se trajno ukine in nikoli več ne more biti aktiviran. |
Ena inovativna možnost bi bila implementacija tehnologije prepoznavanja obrazov za avtentikacijo dostopa do občutljivih informacij ali sistemov v podjetju, seveda, v soglasju z zaposlenimi. |
Vir: Lastni prikaz
Postopki ukinjanja računov v podjetju se dosledno izvajajo v skladu s pravnimi smernicami in internimi pravili, kar je bistveno prispevalo k minimalizaciji morebitnih nesporazumov ali sporov na tem področju. Ključno vlogo pri tem igra učinkovita komunikacija med različnimi oddelki, ki omogoča usklajeno delovanje, poleg tega ima ključno vlogo tudi hitra in učinkovita komunikacija med upravo v Ljubljani ter glavno upravo v Avstriji, kjer se sicer nahaja sedež podjetja, kar omogoča nemoten potek postopkov in hitro odzivnost na morebitne izzive.
Dosedanji rezultati kažejo na uspešnost izvedbe postopkov ukinjanja računov in revizije ter hkrati izpostavljajo potrebo po nadaljnjih prizadevanjih za izboljšanje učinkovitosti in avtomatizacijo procesov v prihodnosti. Kljub temu, da se revizija računov včasih obravnava kot rutinsko opravilo, so dosedanji izsledki pokazali na učinkovitost in natančnost izvedbe. Pomembno je tudi, da je podjetje vzpostavilo sistem za sledenje informacij o zaposlenih. Opozoriti je treba, da bi bilo koristno razmisliti o možnostih avtomatizacije ali poenostavitve postopkov, da bi se izboljšala učinkovitost in optimiziralo delovanje podjetja.
Rezultati so prikazali, da ne obstajajo pozabljeni računi in da skladno s tem niso bili sprejeti ukrepi za izboljšanje celotnega postopka ukinjanja. Z uporabo rezultatov so identificirane možnosti za optimizacijo procesa, kar bo povečalo učinkovitost in hitrost izvedbe v prihodnosti. To privede do zmanjšanja administrativnih obremenitev in pospešitve zaključevanja postopkov ob prenehanju zaposlitve. Prav tako so identificirane napake in so prepoznani identifikatorji pozabljenih računov, kar bo prispevalo k učinkovitejšemu preprečevanju teh težav v prihodnosti. S tem smo prihranili čas pri nadaljnjih revizijah, preprečili morebitne kazni in stroške ter zmanjšali pravna tveganja.
Zaradi omejenega časa je bil intervju opravljen s poslovodjo samo ene izmed poslovalnic skupaj z IT strokovnjakom. Predlogi za nadaljnja raziskovanja so vključitev večjega števila zaposlenih ter dodatni intervjuji z področnim vodjem ter vršnimi v HRM (Human Resource Management) oddelku oziroma oddelku za vodenje človeških virov.
Deichmann. (2024): Pravilnik. Ljubljana: Deichmann.
Gregory, P. H. (2020): CISA© Certified Information Systems Auditor: All-in-One Exam Guide (4. izd.). New York: McGraw Hill.
Krstić, N. (2013): Informacijski sistem. V: Pavlović, S. Otvaranje preduzeća. (str. 24-29). Beograd: Zavod za udžbenike.
Zakon o davčnem potrjevanju računov. (2015). Uradni list Republike Slovenije, št. 57/15. Ljubljana.
Zakon o delovnih razmerjih. (2023). Uradni list Republike Slovenije, št. 136/23. Ljubljana.
Zirnstein, E. (2022). Delovno pravo. Prosojnice predavanj. Koper: Fakulteta za Management.
Opombe:
Tax-Fin-Lex d.o.o.
pravno-poslovni portal,
založništvo in
izobraževanja
Tax-Fin-Lex d.o.o.
Železna cesta 18
1000 Ljubljana
Slovenija
T: +386 1 4324 243
E: info@tax-fin-lex.si
PONUDBA
Predstavitev portala
Zakonodaja
Sodna praksa
Strokovne publikacije
Komentarji zakonov
Zgledi knjiženj
Priročniki
Obveščanja o zakonodajnih novostih
TFL AI
TFL IZOBRAŽEVANJA
TFL SVETOVANJE
TFL BREZPLAČNO
Brezplačne storitve
Preizkusite portal TFL
E-dnevnik Lex-Novice
E-tednik TFL Glasnik
Dodatni članki