TFL Vsebine / TFLGlasnik

IZHODIŠČE

Notranji revizorji se med epidemijo covida-19 nenehno prilagajajo spremembam v svojih organizacijah, ki izvajajo predpisane oziroma predlagane ukrepe za zajezitev širjenja virusa na zaposlene, člane organov vodenja in nadzora organizacije. Med najpomembnejšimi ukrepi za zajezitev širjenja virusa so neosebni stiki. Ti so povzročili stike in zagotavljanje revizijske sledi (večinoma) prek informacijskih tehnologij. Pojavi se vprašanje, katere postopke naj notranji revizorji izvedejo, da bo izvedba usklajevalnih sestankov z revidirano stranko ter poročanje o izidih notranje revizije organu vodenja in nadzora v razmerah na daljavo učinkovita in uspešna ter skladna z varnostnimi ukrepi in zahtevami Mednarodnih standardov strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju (v nadaljevanju: Standardi).

Na podlagi predstavljenega izhodišča je bila sprejeta naslednja strokovna razlaga.

STROKOVNA RAZLAGA

Med notranjimi revizorji in revidirano stranko poteka komuniciranje ves čas izvajanja notranjerevizijskega pregleda. Notranji revizorji sproti obveščajo revidirano stranko o ugotovljenih pomanjkljivostih, skladno z načrtom sporočanja za posel in na način, ki ga predhodno uskladijo na uvodnem sestanku (več o tem v strokovni razlagi Izvajanje notranje revizije na daljavo). Skladno s Standardom 2400 po končanem revizijskem postopku notranji revizor pripravi osnutek revizijskega poročila.

Tega naj podpiše (več o tem v strokovni razlagi Podpisovanje dokumentov v razmerah dela na daljavo) vodja notranje revizije, arhivira naj se v dokumentni sistem organizacije in ob upoštevanju tehnološke varnosti v organizaciji posreduje v usklajevanje revidirani stranki ter odgovornim za odpravo ugotovljenih pomanjkljivosti. Odgovorne osebe podajo pisne in podpisane pripombe, pojasnila ali komentarje na ugotovitve in priporočila v osnutku poročila.

Namen usklajevalnih sestankov je potrditev oziroma razumevanje ugotovljenih pomanjkljivosti v delovanju notranjih kontrol, na sestankih pa so predstavljeni tudi možni vzroki za prepoznana tveganja in ukrepi za njihovo odpravo. Prav tako je na usklajevalnih sestankih predmet uskladitve pomembnosti priporočil določitev odgovornih oseb in rokov za izvedbo priporočil. Vse dogovorjeno naj bo zapisano v zapisniku usklajevalnega sestanka, potrditi pa ga morajo prisotni na usklajevalnem sestanku. Če vsi prisotni na usklajevalnem sestanku nimajo ustrezne informacijske podpore, je dovolj, da dokument potrdijo vsi udeleženci oziroma revidirana stranka v imenu vseh udeležencev usklajevalnega sestanka po elektronski pošti. To naj bo dokumentirano in arhivirano skladno z usmeritvami in postopki za notranjo revizijo.

V času dela na daljavo naj notranji revizor vodi usklajevalne sestanke na daljavo, pri čemer naj:

1. se pred izvedbo usklajevalnih sestankov seznani z navodili za uporabo oziroma vodenje sestankov ali srečanj z izbrano tehnološko rešitvijo oziroma orodjem za sodelovanje na daljavo (npr. MS Teams, Zoom, Cisco Webex itd.);
2. se prepriča, da imajo vsi udeleženci sestanka ustrezno opremo (npr. računalnik, tablico, zvočnik, kamero, slušalke) in tehnološko rešitev oziroma povezavo, po kateri je načrtovana izvedba usklajevalnega sestanka;
3. zaradi odprave vzrokov za nerazumevanje uporabi možnost projiciranja osnutka poročila oziroma zapisnika usklajevalnega sestanka na skupni rabi zaslona;
4. za kvalitetno in učinkovito izvedbo pred začetkom usklajevalnega sestanka določi pravila komuniciranja (npr. o vključitvi zvoka in kamer, o vrstnem redu povabljenih oseb ter pridružitvi na sestanek ob pozivu, o načinu uporabe ikon (npr. dviga roke v primeru želenega komentarja), o motnjah/prehodih na druge virtualne sestanke, o snemanju sestanka, pri čemer je obvezna predhodna privolitev udeležencev, ipd.);
5. skrbi za odmore in izvedbo usklajevalnega sestanka v predvidenem času, pri čemer načrtuje izvedbo tega ob upoštevanju t. i. virtualne utrujenosti in padca koncentracije po 45 minutah.

Delo na daljavo ob upoštevanju naštetih predlogov za vodenje usklajevalnih sestankov lahko pripomore k povečanju učinkovitosti in uspešnosti notranjih revizorjev pri izvedbi usklajevalnih sestankov predvsem ob krajevni oddaljenosti med notranjim revizorjem in revidirancem. V teh primerih se bo vodenje sestankov na daljavo, razen če bo notranji revizor ocenil potrebnost prepoznave nebesedne govorice telesa, ohranilo tudi po preklicu epidemije covida-19.

Skladno s Standardom 2440 mora vodja notranje revizije izide sporočiti ustreznim strankam. Skladno s pojasnilom k Standardu je vodja notranje revizije odgovoren za pregled in odobritev končnega poročila o poslu, preden je izdano, in za odločanje o tem, komu in kako bo razposlano. Postopke in prejemnike poročil vodja notranje revizije določi v svojih internih aktih, pri čemer so prejemniki končnih poročil revidirana stranka, morebitne druge odgovorne osebe za uresničitev priporočil notranje revizije in organ vodenja.

Notranji revizor naj podpisano usklajeno poročilo pošlje organu vodenja skladno z internimi akti, ki opredeljujejo delo notranje revizije v organizaciji. Pri predstavitvi poročila organu vodenja naj notranji revizor upošteva usmeritve za vodenje usklajevalnih sestankov na daljavo. Organ vodenja naj potrdi priporočila in sprejme sklep o seznanitvi s končnim poročilom. Če organ vodenja meni, da je izvedba nekega priporočila neutemeljena ali nepotrebna, naj poda pisno in podpisano izjavo. V tem primeru notranji revizor pripravi zapis neizvedbe priporočil z oceno tveganj in navedbo, da organ vodenja sprejema tveganja, ki sledijo iz neizvedbe priporočil. Zapis neizvedbe priporočil naj bo sestavni del končnega poročila.

Dokumenti naj bodo skladno z usmeritvami in postopki za notranjo revizijo pripravljeni, potrjeni in hranjeni v dokumentnem sistemu organizacije. Če organizacija nima dokumentnega sistema, zadostuje podpis in/ali potrditev po elektronski pošti. Pri tem je treba zagotoviti ustrezno zaščito dokumentov (npr. z geslom).

Med epidemijo covida-19 naj vodja notranje revizije, če je vabljen na seje oziroma sestanke organov nadzora (npr. revizijske komisije, nadzornega sveta) na daljavo, zagotovi ustrezno opremo (npr. računalnik, tablico, zvočnik, kamero, slušalke) in tehnološko rešitev oziroma povezavo, po kateri je načrtovana izvedba seje oziroma sestanka.

Pri poročanju v razmerah na daljavo se notranji revizorji srečujejo z največjim izzivom prilagoditve komunikacijskih veščin za vodenje usklajevalnih sestankov oziroma predstavitev izidov posla na daljavo (tj. brez osebnega stika z revidiranimi strankami). Za uspešno komuniciranje je govorica telesa in izraz na obrazu ključnega pomena. Zato je pomembno, da je pri predstavitvi izidov posla vključena uporaba videa/kamer vseh udeležencev usklajevalnega sestanka in notranjega revizorja.