TFL Vsebine / TFLGlasnik

IZHODIŠČE

Obveznost hrambe poslovnih knjig, knjigovodskih listin in druge dokumentacije je določena z vrsto zakoni in priporočenimi strokovnimi podlagami. Zakon o gospodarskih družbah (v nadaljevanju: ZGD-1) ¹v šestem odstavku 54. člena določa, da je treba poslovne knjige, bilance stanja, izkaze poslovnega izida ter letna in poslovna poročila hraniti trajno, medtem ko se knjigovodske listine in druga dokumentacija hranijo do izteka določil zakona, ki ureja posamezno področje.

Zakon o davčnem postopku (v nadaljevanju: ZDavP-2) ² v 32. členu določa, da je treba poslovne knjige, listine in drugo dokumentacijo v fizični oziroma elektronski obliki hraniti do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanašajo. Podrobneje v četrtem odstavku 31.a člena določa, da se računi iz vezane knjige računov in vse poznejše spremembe izvornih podatkov hranijo deset let od izdaje zadnjega računa iz vezane knjige računov, podatki iz evidence izdanih vezanih knjig računov in podatki iz evidence potrjenih vezanih knjig računov pa se hranijo deset let oz. do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanašajo. Fizičnim osebam v 41. členu nalaga obveznost hrambe lastne dokumentacije, ki vpliva na njihovo davčno obveznost, pet let po poteku leta, na katerega se davčna obveznost nanaša. Dodatno v 32. členu tudi določa, da je treba o hrambi dokumentacije v tujini davčni organ o tem obvestiti v desetih dneh od začetka hrambe. Če dokumentacija ni vodena v slovenskem jeziku, mora organizacija na zahtevo davčnega organa v roku, ki ga ta določi, predložiti na lastne stroške overjene prevode zahtevane dokumentacije. Organizacija, ki preneha, ali njen pravni naslednik mora po določbah 32. člena davčni organ obvestiti, kje se dokumentacija hrani oziroma kdo hrani dokumentacijo.

Zakon o davku na dodano vrednost (v nadaljevanju: ZDDV-1) ³ v 86. členu določa, da se računi, ki se nanašajo na dobave blaga in storitev na ozemlju Slovenije, in računi, ki jih prejme davčni zavezanec s sedežem na ozemlju Slovenije, hranijo deset let po poteku leta, na katerega se nanašajo, računi, ki se nanašajo na nepremičnine, pa dvajset let po poteku leta, na katero se nanašajo.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (v nadaljevanju: ZEPDSV) ⁴ v 14., 17. in 19. členu določa, da se trajno hranijo dokumenti s podatki o delavcu, evidenca o stroških dela in evidenca o izrabi delovnega časa ter izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih. Podatki o delavcu so primeroma ime, datum rojstva, EMŠO, državljanstvo, davčna številka, izobrazba, naslov in podobno. Trajno se hranita tudi evidenca o stroških dela in evidenca o izrabi delovnega časa. Zakon o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju: ZVOP-2) ⁵ v 43. členu določa, da je rok hrambe osebnih podatkov omejen na najkrajše možno obdobje in le, dokler je hramba potrebna za dosego namena obdelave, zaradi katerega so se osebni podatki zbirali in nadalje obdelovali, razen če drug zakon za posamezne obdelave določa rok hrambe. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki, ki jih ZEPDSV izrecno ne zahteva hraniti, izbrišejo, uničijo ali anonimizirajo.

Zakon o računovodstvu (v nadaljevanju: ZR) ⁶ v 30. členu določa hrambo poslovnih knjig in knjigovodskih listin za proračunske uporabnike, pravne osebe javnega prava in pravne osebe zasebnega prava, ki ne vodijo poslovnih knjig na podlagi ZGD-1, ZGJS ali ZDru-1. Trajno hrambo ZR določa za letne računovodske izkaze in obračune plač zaposlenih. Če področna zakonodaja ne določa daljših rokov hranjenja, se glavna knjiga in dnevnik hranita najmanj deset let, knjigovodske listine in pomožne knjige najmanj pet let, knjigovodske listine plačilnega prometa najmanj tri leta, prodajni in kontrolni bloki pa najmanj dve leti.

Dodatno Slovenski računovodski standardi (v nadaljevanju: SRS 2024) samostojnim podjetnikom posameznikom v SRS-ju 30.8 rok hrambe sklepov določijo na deset let po prenehanju opravljanja dejavnosti. V SRS-jih 2024 so določeni še roki hrambe dokumentacije v organizacijah v stečaju ali prisilnem prenehanju. Tako SRS 39.38 najprej določa, da te organizacije hranijo računovodske izkaze, knjigovodske listine in drugo dokumentacijo, ki izvira iz obdobja pred začetkom postopka, na način in v rokih, določenih s predpisi. Po zaključku postopka pa SRS 39.39 organizacijam v stečaju ali prisilnem prenehanju nalaga trajno hrambo letnih poročil pred uvedbo postopka ter otvoritvenih in zaključnih bilanc, še pet let po zaključku postopka se hranijo glavna knjiga, pomožne poslovne knjige in dnevnik ter podatki o obračunih plač, eno leto vmesni računovodski izkazi, knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži, ter z zakonom predpisane listine, šest mesecev pa preostale listine. Po preteku roka hrambe se dokumentacija komisijsko uniči.

Organizacije v dobi digitalnih rešitev stremijo k elektronskim oblikam poslovanja, izdaji in prejemu listin, evidenc in druge dokumentacije. Pravila skrbnega računovodenja (v nadaljevanju: PSR), ki dopolnjujejo Slovenske računovodske standarde, določajo, da organizacija sama v svojem splošnem aktu opredeli način, pa tudi čas trajanja hrambe poslovnih knjig in knjigovodskih listin, pri čemer minimalni roki hrambe ne morejo biti krajši od določenih v predpisih (PSR 1.14 in 2.19). Glavna knjiga se pravilima hrani trajno, knjigovodske listine pa najmanj v rokih, ki jih določa področna zakonodaja oziroma drugi veljavni predpisi. Elektronske knjigovodske listine se hranijo na nosilcih podatkov in v obliki, ki omogočajo sledljivost, popolnost arhiviranja ter možnost ponovnega reproduciranja ali izpisovanja v prvotni nespremenjeni obliki. Hramba poslovnih knjig je možna na elektronskem oziroma mikrografskem nosilcu.

Organizacija sama izbere in v splošnih aktih opredeli roke in način hrambe poslovnih knjig, knjigovodskih listin in druge dokumentacije, upoštevaje celotno zakonodajo. Hramba v arhivu je lahko urejena v papirni obliki ali (sodobneje) v elektronski obliki. Pri tem organizacija loči med hrambo podatkov, ki se vnašajo v elektronske poslovne knjige, in hrambo dokumentov. Proračunski uporabniki morajo sprejeti pravila, ⁷ potrjena pri državnem arhivu (Arhiv Republike Slovenije), medtem ko organizacije in samostojni podjetniki posamezniki k temu niso zavezani (18. člen ZVDAGA). Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) ureja varstvo dokumentarnega gradiva, njegovo veljavnost in dokazno vrednost ter določa pogoje za njegovo uporabo. Da bi bili arhivirani dokumenti pravno veljavni, zavezancem in ponudnikom storitev zajema in hrambe, kadar se zavezanci skladno z 17. členom odločijo zanje, določa uporabo potrjenih notranjih pravil; ta so zbir organizacijskih, tehničnih in pravnih ukrepov, ki jih organizacija sprejme za ureditev poslovanja z dokumentacijo v digitalni obliki ter tako zagotovi nespremenljivost dokumentov in sledljivost brezpapirnemu poslovanju. Zapisana notranja pravila organizacija pošlje v potrditev državnemu arhivu, ki preveri njihovo zakonsko skladnost in odloči o njihovi potrditvi. Organizacija je po potrditvi notranjih pravil zavezana k njihovi uporabi pri svojem poslovanju z elektronskimi dokumenti (21. člen ZVDAGA).

Na podlagi predstavljenega izhodišča je bila sprejeta strokovna razlaga.

Celoten prispevek je dostopen za naročnike!